Dans nos formations portant sur le conseil d’administration, nous insistons souvent sur l’importance du procès-verbal, qui reste l’un des principaux documents légaux. Il représente aussi la mémoire de l’organisation et est le document de référence pour les administrateurs. À elles seules, ces quelques raisons sont assez primordiales pour que vous preniez le temps de bien le rédiger. Vous devez vous assurer que les informations essentielles sont présentes,tout en étant concis·e. Vous ne rédigez pas un roman!

Rappelez-vous que la rédaction du procès-verbal n’est pas obligatoirement faite par le secrétaire du conseil, même si c’est lui qui doit gérer ce document. Le travail de prise de notes et de rédaction peut être fait par quelqu’un d’autre, un employé ou même une firme externe. Assurez-vous de bien gérer le processus de confidentialité avec cette personne.

Voici dix éléments pour vous aider dans cette tâche

1. Préparation en amont : Avant la réunion, familiarisez-vous avec l’ordre du jour, les sujets à discuter et les personnes présentes. Cela vous permettra de mieux anticiper les moments importants à noter. Le canevas de votre procès-verbal devrait grandement ressembler à l’ordre du jour de la rencontre.
2. Soyez précis mais concis : transcrivez les décisions prises, les décisions adoptées et les points d’action sans entrer dans les détails des débats ou des discussions. Ce n’est pas un verbatim.
3. Utilisez un modèle : ayez un modèle de procès-verbal pour faciliter la prise de notes et en assurer la cohérence. Le modèle devrait inclure les sections clés comme les participants, les points à l’ordre du jour, les décisions et les suivis.
4. Identifiez les intervenants : notez qui parle et ce qui est dit, surtout lorsqu’il s’agit de proposer une décision ou de formuler un point important. Cela aide à clarifier les responsabilités.
5. Évitez les interprétations personnelles : soyez objectif dans vos notes. Votre rôle est de consigner les faits, non d’interpréter les discussions ou de donner votre opinion.
6. Mentionnez les décisions et les actions : assurez-vous que chaque décision est clairement notée, avec les responsables désignés et les délais associés pour chaque action. Il est aussi important d’indiquer les actions de suivis qui seront à mettre en place pour les prochaines rencontres.
7. Revoyez vos notes rapidement : immédiatement après la réunion, relisez vos notes pour clarifier les points ambigus tant que la discussion est encore fraîche dans votre esprit. Plus vous attendez, plus il y a des chances de faire des erreurs ou d’oublier des éléments.
8. Utilisez des abréviations ou des codes : pour gagner du temps pendant la réunion, employez des abréviations courantes que vous pourrez développer plus tard lors de la rédaction finale.
9. Respectez la confidentialité : assurez-vous que le procès-verbal reste confidentiel et n’incluez que ce qui est nécessaire et pertinent. Les discussions sensibles ou personnelles ne doivent pas apparaître.
10. Finalisez rapidement le procès-verbal : rédigez et envoyez le procès-verbal le plus vite possible après la réunion pour validation. Cela garantit que toutes les informations sont exactes et que les actions nécessaires peuvent être prises sans délai.

Dernier élément, les procès-verbaux devraient être rassemblés dans une forme de registre avec une numérotation et un index par date pour facilement tout retrouver en cas de besoin. Ces conseils vous aideront à produire des procès-verbaux clairs, précis et utiles pour le suivi des décisions et des actions au sein de votre OBNL.

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