Pour bon nombre de gestionnaires et de membres de conseil d’administration, l’AGA est perçue comme une épreuve obligée. D’une édition à l’autre, le quorum n’est jamais certain et on se demande si les membres se présenteront aux postes d’administrateurs. À cela s’ajoutent les inquiétudes quant aux documents nécessaires, surtout les états financiers.  

On s’entend tous là-dessus : l’AGA apparaît souvent comme un mal nécessaire. Il est vrai que son utilité n’est pas toujours claire et elle nécessite beaucoup de ressources.

 

Mais puisque cette assemblée doit être tenue, comment utiliser cette occasion pour propulser votre organisation ?

• Gardez en tête que la grande majorité de vos membres ne comprennent pas le fonctionnement de l’organisation et ne perçoivent pas la valeur ajoutée de l’AGA. Vous devez donc inclure dans votre stratégie de communication des contenus sur le fonctionnement de l’organisme, les possibilités de s’y impliquer et le rôle d’administrateur. C’est tellement fréquent de croiser des membres qui confondent administrateurs, bénévoles et employés. Il faut démystifier tout cela.

 

Envisagez donc l’AGA comme une occasion parfaite pour :

• Entrer en contact avec les membres
• Prendre le temps pour illustrer aux membres tout le travail fait autour de la mission
• Se donner l’occasion de présenter aux membres ceux qui œuvrent à mettre en place l’offre et qui font rouler la machine
• S’offrir un moment pour rencontrer les membres, répondre à leurs questions et inviter les autres parties prenantes autour de votre OBNL (partenaires, bailleurs de fonds, etc.).

 

L’AGA est étape importante dans la vie d’un OBNL

Avant toute chose, vous devez prendre conscience à quel point l’AGA est importante dans la vie associative de votre OBNL. Par sa constitution, l’OBNL est une organisation collective et le principe de « membership » est le mécanisme pour mobiliser les écosystèmes autour de la mission.

J’en profite donc pour vous sensibiliser sur la vie associative en vous proposant de lire ce texte : La vie associative en OBNL, c’est quoi ?    

 

Communiquer, communiquer, communiquer

Lors de consultations avec des membres, certains points communs ressortent quand on discute des assemblées générales :

• C’est quoi ça ?
• Je n’ai pas vu ça passer ?
• Pourquoi j’irais ? Qu’est-ce que ça m’apporterait d’y assister ?

 

Voilà pourquoi les communications autour de l’AGA doivent aller plus loin que le simple avis de convocation. Il faut expliquer à quoi sert cette assemblée, souligner son apport et faire comprendre son fonctionnement. Dans le même ordre d’idée, les enjeux de recrutement d’administrateurs sont très souvent liés aux mêmes défis entourant la communication :

• Ça paie combien être président d’un OBNL ?
• Comment faire partie du CA ?
• Comment ça marche les élections ?

 

Vous voyez où je veux en venir…

Je vous conseille donc fortement d’intégrer des éléments spécifiques à l’AGA dans votre plan de communication annuel.

 

Une création de contenu pour alimenter le reste de l’année

Habituellement, lors de l’AGA, il y a la remise du rapport annuel aux membres. On met énormément d’énergie dans ce rapport (à ce sujet, lire le document suivant > L’ABC du rapport annuel pour les OBNL). Malheureusement, pour la plupart d’en nous, on ne s’en sert plus le lendemain de l’assemblée. 

Nous vous conseillons plutôt de vous servir de ce rapport pour alimenter vos communications dans les médias sociaux et dans les infolettres en le divisant en plusieurs petits contenus.

Par exemple :

• Présenter les tableaux statistiques que vous avez élaborés
• Revenez sur les moments forts de l’année
• Sortez des chiffres sur les retombées de votre mission

Et j’en passe !

 

Une façon de redynamiser votre CA

Finalement, l’AGA est une excellente occasion pour mobiliser vos administrateurs et leur offrir du rayonnement.

Comment ?

Voilà quelques pistes de solution :

• Prenez le temps de reconnaître les administrateurs, leur travail et leurs principales réalisations de l’année.
• Soulignez les principales avancées du CA.
• Donnez-leur la parole lors de la présentation des états financiers et dans les réponses aux questions des membres. 
• Assurez-vous que les comités du CA aient quelques minutes pour présenter leurs faits saillants et leurs principales réalisations.

 

Comme vous pouvez le constater grâce à ce document, l’assemblée générale annuelle peut être bonifiée et porteuse de plus de valeur. Cet événement annuel obligatoire peut certainement être considéré plus favorablement et ainsi représenter une activité mobilisatrice.

 

--- publié le 12 septembre 2022

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L’ABC du rapport annuel pour les OBNL

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À propos de l'auteur

Stéphane Parent, Co-fondateur, président - directeur général d'Espace OBNL