Lieu de travail

Trois-Rivières

Type de poste

Exploitation et administration

Description du poste

Le FestiVoix de Trois-Rivières est présentement à la recherche d’un coordonnateur exploitation et administration. Cette personne devra posséder un bon sens de l’initiative, de l’organisation ainsi qu’une bonne gestion des priorités. Elle aura le mandat de s’assurer de la saine gestion du département de l’exploitation (billetterie, bars, produits dérivés, etc.) en plus d’être en appui au département de l’administration et de participer à son amélioration. Le FestiVoix est à la recherche d’une personne dynamique, assidue, méthodique, avec de l’entregent et qui a la capacité de gérer plusieurs dossiers en même temps. En tant que coordonnateur exploitation et administration, vous serez responsable de différentes tâches reliées à la saine gestion et l’amélioration continue de votre département en plus d’être en relation étroite avec les divers départements de l’organisation. Sous la supervision du directeur général, la personne retenue devra assumer les responsabilités qui suivent :

Principales tâches

• Élaborer, instaurer, développer, optimiser et tenir à jour les politiques et procédures administratives reliées à l’exploitation et assurer la gestion du contrôle interne;
• Collaborer et participer à la réalisation de différents événements spéciaux en collaboration avec les différents départements;
• Participer de manière positive et proactive aux rencontres concernant son travail et voir à l’amélioration continue des procédures et outils de travail de son département;
• Soutien aux différents départements en lien avec l’exploitation et l’administration;
• Développer et programmer le système de billetterie, les scans, le système d’exploitation des bars et les Square stands lors de ou des événements;
• Gestion comptable, conciliation et effectuer les commandes de tous les secteurs de l’exploitation (billetterie, ventes dans les bars, vente de produits dérivés, etc.);
• Planifier et gérer la logistique des ventes de passeports à travers les différents points de vente et mettre à jour les différents outils administratifs reliés (contrats, suivis, bon de commande, etc.);
• Calculer, préparer et émettre des documents associés aux comptes, tels que des factures, des états de compte et d’autres relevés financiers, en utilisant des systèmes informatisés;
• Animer les formations des équipes reliées aux différents secteurs de l’exploitation (Coordonnateurs de secteurs, bénévoles des fondations, sous-traitants, travailleurs autonomes, etc.).
• Superviser, appuyer et mobiliser les équipes de sous-traitance des bars, de la billetterie et des guérites sur le site lors de ou des événements;
• Effectuer la préparation de tous les billets vendus hors ligne, des billets de faveur et commandites (préparation, envois, mise à jour, etc.);
• Préparer des relevés ou rapports pour le conseil d’administration, l’ordre du jour, résolutions et procès-verbaux en collaboration avec l’équipe de direction;
• Effectuer le suivi et les demandes de subvention en collaboration avec les différents départements de l’organisation;
• Gérer les demandes de commandites selon la politique organisationnelle et faire les certificats-cadeaux;
• Supporter le département de comptabilité dans diverses tâches;
• Toutes autres tâches connexes.

Profil recherché

• Leadership et excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, le service à la clientèle, la résolution de problèmes, la prise de décision et la capacité à assumer celles-ci;
• Discrétion, polyvalence, rigueur, autonomie, initiative et souci de la qualité du travail rendu;
• Capacité de travailler dans un environnement en évolution rapide et d'obtenir des résultats tout en gérant plusieurs projets simultanément, le tout dans le respect des échéanciers;
• Excellent sens de l’organisation;
• Capacité à travailler en équipe et posséder des compétences interpersonnelles;
• Être honnête et faire preuve d’éthique;
• Maîtrise de l’informatique essentielle et excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, Outlook, etc.), connaissance de logiciels comptables ainsi que de bonnes aptitudes générales en informatique;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Atouts

• Expérience en administration et/ou comptabilité (3-5 années d'expérience);
• Connaissance du logiciel Acomba;
• Très bonne connaissance de l’anglais.

Conditions de travail

• Poste à temps plein;
• Travail de soir et fin de semaine lors de l’événement et à l’occasion durant l’année
• Entrée en fonction souhaitée en décembre;
• Salaire à discuter (selon expérience).

Pour postuler

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le 16 novembre 2020 à l’adresse suivante : j.laquerre@festivoix.com

Prenez note que nous communiquerons uniquement avec les candidatures retenues.
Le FestiVoix s’est engagé à offrir un milieu de travail juste et équitable. Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but d’alléger le texte.

Information sur l'organisation

Le FestiVoix de Trois-Rivières est un festival de musique offrant un milieu de travail dynamique où la créativité et l’autonomie sont mises de l’avant! Événement culturel et touristique majeur en Mauricie, ses festivités lancent la saison estivale pendant 9 jours au cœur du centre-ville de Trois-Rivières et de son quartier historique. Plus de 100 spectacles sont offerts sur 16 scènes intérieures et extérieures et mettent de l’avant artistes de renommée et émergents. Le FestiVoix génère de nombreuses retombées économiques, touristiques, culturelles et sociales qui bénéficient à l’ensemble de la communauté, dont font partie les 122 partenaires de l’événement. Depuis 27 ans, le FestiVoix est créateur de rencontres artistiques et plus de 305 000 festivaliers profitent de la programmation et viennent vivre une expérience musicale, artistique, humaine et culinaire unique!