Lieu de travail

Montréal - Hybride

Type de poste

Permanent

Description du poste

Nous sommes actuellement à la recherche d’une ou un adjoint.e administratif.tive pour travailler en collaboration avec le directeur général et artistique, le département de la comptabilité et toute l’équipe afin d'assurer le bon déroulement des opérations en cours et à venir.

Vos principales responsabilités incluront notamment (et autres tâches connexes) :

L’accueil

• Accueillir les clients au téléphone ou en personne;

• Répondre, filtrer et acheminer les appels et/ou courriels;.

• Accueillir les visiteurs au bureau

Secrétariat

• Traiter le courrier et les courriels généraux;

• Effectuer différents travaux de traitement de texte (préparation de propositions/contrats et de lettres);

• Créer, mettre à jour et classer les dossiers de différents événements;

• Recherche et rédaction de nouvelles subventions;

• Gestion du fonctionnement du bureau (achats, entretien, ..).

Tâches comptables

• Suivi des comptes recevables et payables;

• Gestion des relevés mensuels;

• Gestion et suivi des budgets de projets;

• Apporter du support aux directeurs et chargés.es de projets dans les tâches administratives tel que facturation, compte fournisseur;

• Paiement des charges sociales et mise à jour du Registre des Sociétés du Québec;

• Reddition de comptes.

Tâches événementielles (sous la supervision des chargés de projets)

• Envoi de bons de commande aux clients et fournisseurs;

• Saisie de données pour la production des événements;

• Assister les chargés.es de projets dans la tenue et respect des budgets;

• Gestion des archivages des documents sur Google Drive et Airtable.

Profil recherché

Champs de compétences : Gestion, planification budgétaire, développement organisationnel, bureautique, service à la clientèle.

Qualifications requises

• Formation en administration, bureautique ou l'équivalent;

• Expérience de travail en administration;

• Très bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit;

• Connaissance du logiciel Airtable (un atout);

• Connaissance de la suite Office;

• Connaissance de la suite de productivité Google;

• Posséder de l’expérience dans un poste similaire.

Caractéristiques recherchées

• Polyvalence, autonomie, initiative;

• Maîtriser la gestion du stress;

• Respecter et prioriser les échéanciers;

• Capacité à travailler en équipe et volonté d'aider ses collègues;

• Très bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit.

Conditions de travail 

• 32 heures semaine/4 jours semaine;  

• Horaire flexible;

• Conciliation travail famille;

• Télétravail;

• 2 jours de présentiel par semaine;

• Remboursement des frais de déplacement professionnels;

• 45 000/année ou plus selon expérience.

Pour postuler

Chez Art Souterrain, nous favorisons une culture inclusive visant l’embauche de personnes provenant de divers horizons et ayant des expériences variées.
Nous nous engageons à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion au sein de notre communauté et nous invitons particulièrement les personnes autochtones, issues des minorités visibles, dont l'identité sexuelle ou de genre est minoritaire et tout autre candidat qui contribuerait à la diversité de notre réseau à déposer leurs candidatures.

Si le poste vous intéresse, envoyez votre candidature à : recrutement@artsouterrain.com .

Toutes les candidatures seront étudiées, toutefois seuls.es les candidats.tes retenus.es pour une entrevue seront contacté.es.

Description de l'organisation

Art Souterrain somme un organisme à but non lucratif ambitieux et dynamique, créé en 2009, qui a pour mission de rendre l’art contemporain accessible au grand public.          

Dans une optique de démystification des œuvres d’art contemporain, l’organisme met en place plusieurs projets annuels qui cherchent à éduquer le regard et à créer un lien entre l’œuvre artistique et son public.