Lieu de travail

Montréal

Type de poste

Permanent - Temps plein

Fonctions

Relevant de la directrice générale de la Fondation, la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif central et principal de l’organisation. Il/elle est également le premier point de contact des donateurs de l’organisme. Le poste proposé offre un travail varié.

Tâches et responsabilités

Soutien administratif

Un des aspects importants du travail à la Fondation est le suivi des dons et l’émission des reçus aux donateurs. La Fondation veille aussi à s’assurer de la fidélisation de ses donateurs. Dans ce contexte, le ou la titulaire du poste effectue les tâches suivantes :

• Prendre en charge la saisie des données, l’émission des reçus et produire les rapports de suivis et d'analyses requis, de façon à assurer l'uniformité des procédures ; 

• Préparer, traiter et assurer le dépôt sécuritaire des dons ; 

• Maîtriser la base de données ProDon et s’assurer de sa constante optimisation ;

• Participer à la finalisation et à l’envoi de lettres et de documents ;

• Assurer de la correspondance, la coordination des réunions, les documents de présentation et toute autre demande spécifique de la direction générale ;

• Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, des différents comités ainsi que pour l’assemblée générale annuelle, les réunions du personnel, les activités spéciales, à savoir : la réservation et disposition des lieux, l’envoi des avis, l’obtention des documents provenant du personnel et des membres des comités, la préparation finale des ordres du jour et des procès-verbaux. la diffusion de tous les documents de présentation et la rédaction des procès-verbaux ;

• Assurer le traitement des retours de courrier ;

• Préparer et réaliser des envois aux donateurs, tel que le reçu d’impôts, infolettre, publipostage ;

•  Effectuer des suivis auprès de donateurs, soit à leur demande ou dans le cas d’invitations à des activités de la Fondation ;

• Apporter un soutien dans le cadre de l’organisation d’activités de la Fondation ou d’activités tierces ;

• Prendre en charge le cycle comptable et assurer la tenue de livre de la Fondation ;

• Effectuer le suivi auprès de divers fournisseurs ;

• Faire l’inventaire et effectuer les commandes de fournitures de bureau.

Réception et accueil

La ou le titulaire du poste assume les fonctions d’accueil et de réception suivantes :

• Accueillir et assurer le service à la clientèle des visiteurs à la Fondation et le cas échéant, compléter des formulaires, assister les donateurs lors de paiement des dons par cartes de débit ou de crédit ;

• Recevoir et traiter le courrier ;

• Répondre au téléphone et transférer au besoin les appels ;

• Effectuer toute autre tâche connexe.

Profil et compétences

Formation 

• Formation collégiale ou technique en bureautique, technique administrative ou équivalant ;

• 3 à 5 années d’expérience professionnelle pertinente.

Formation technique 

• Suite Office : excellente maîtrise ;

• Connaissance de ProDon : un atout supplémentaire.

Aptitudes recherchées 

• Rigueur, minutie et discrétion ;

• Intégrité et transparence ;

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle ;

• Esprit collaborateur ;

• Sens aigu du service à la clientèle et de courtoisie ;

• Excellent français parlé et écrit ;

• Bon anglais parlé et écrit.

Conditions de travail 

• Permanent à temps plein 5 jours semaine au bureau – 35 heures ;

• Soir ou week-end à l’occasion pour des rencontres du CA ou activités ;

• Salaire entre 25$ à 29$ de l’heure ;

• Avantages divers (3 semaines de vacances et congé entre Noël et jour de l’an, 13 fériées, stationnement gratuit ).

Date d'entrée en fonction : dès que possible.

Pour postuler

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur candidature par courriel à catherine.st-amour.cnmtl@ssss.gouv.qc.ca avant le 12 juillet 2024

Seules les personnes dont les candidatures retenues seront contactées.

Description de l'organisation

La Fondation du d’Ahuntsic et Montréal-Nord a pour mission de soutenir 6 installations de santé du territoire (Hôpital Fleury, CLSC d’Ahuntsic et de Montréal-Nord, CHSLD Laurendeau, Légaré Paul-Lizotte) dans son engagement à maintenir et améliorer la santé et le bien-être de la population de son territoire.

Notre équipe s’active quotidiennement à générer des opportunités afin de nous permettre d’atteindre nos objectifs.