Lieu de travail

Sherbrooke

Type de poste

Temps plein - permanent

Description du poste

Sous l’autorité de la direction générale de la Fondation Vitae, l’adjoint⋅e assure la gestion administrative du bureau et assiste la directrice générale dans ses fonctions. Elle ou il participe activement à la mission et au bon fonctionnement de la Fondation Vitae en adhérant à sa mission, ses valeurs et sa vision.

Principales responsabilités

Volet administration

• Collaborer étroitement avec la directrice générale dans le cadre de ses fonctions et la soutenir d’un point de vue administratif.
• Accueillir les visiteurs, gérer les appels et les courriels, gérer la correspondance, assurer la gestion et le traitement des dons.
• Maintenir à jour la base de données ainsi que différents documents et les listes de coordonnées de la Fondation.
• Assurer le suivi clérical et administratif des fonds de dépannage des et des activités lorsque nécessaire.
• S’acquitter des commandes de papeterie, des commandes en lien avec la gestion du bureau ou des requêtes matérielles.
• Toutes autres tâches ou mandats connexes.

Volet comptabilité

• Procéder à l’entrée de données dans le logiciel Simple comptable et préparer les bilans et les états de résultats sur une base mensuelle.
• Effectuer la préparation des dépôts, la conciliation bancaire mensuelle, les rapports de taxes et le classement selon des procédures établies.
• Procéder à l’émission d’information pour le dépôt des paies aux dates prescrites.
• Effectuer la facturation et assurer le suivi des comptes à payer.
• Préparer les dossiers et la documentation requise pour la vérification financière externe sur une base annuelle.
• Être responsable de l’archivage et des politiques de gestion des renseignements.

Compétences requises

• Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat, en comptabilité ou en bureautique (toute combinaison d’expérience équivalente sera considérée).
• Maitriser les logiciels Simple comptable et Prodon.
• Cumuler une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire.
• Excellentes habiletés de communications.
• Bilinguisme (un atout).
• Connaissance Office 365 (un atout).

Qualités recherchées

• Autonomie, rigueur, et bonne capacité à réaliser et à gérer plusieurs tâches simultanément dans de courts délais.
• Proactivité dans la prise en charge de dossiers.
• Excellent esprit d’équipe, d’analyse, sens de l’initiative et sens des responsabilités.

Conditions de travail 

• Horaire de 32 h ou 35 heures par semaine, au choix.
• Poste temps plein, permanent.
• Taux horaire entre 24,72$ et 26,02$.
• 3 semaines de vacances annuellement et congés pour la période des fêtes.
• Assurances collectives et télémédecine (après 3 mois).
• Vignette de stationnement.
• Lieu de travail : Centre d’hospitalier et d’hébergement Argyll, Sherbrooke.
• Date d’embauche espérée : 20 novembre 2023.

Pour postuler

Faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intention à l’adresse suivante :

isabelle.bouchard-veillette.fondationvitae@ssss.gouv.qc.ca

Description de l'organisation

La Fondation Vitae a pour mission de contribuer à l'amélioration de la qualité de vie, de l’environnement, des services et des soins offerts aux personnes résidant sur les étages des CHSLD Argyll, D’Youville, St-Joseph, St-Vincent, à la Maison des aînés et alternative de Sherbrooke ainsi qu'aux usagers du CLSC de Sherbrooke qui offrent à toute la population de Sherbrooke, des services et des soins de haute qualité.

La Fondation Vitae apporte également son soutien aux activités de recherche du Centre de recherche sur le vieillissement et de l’Institut universitaire de première ligne en santé et services sociaux.