Sous la supervision de la direction des Services cliniques, l’emploi d’agent.e administratif.ve comporte principalement l’exercice de fonctions techniques et administratives de soutien à l’équipe telles que l’organisation et la documentation de dossiers divers et la production de documents pour la direction clinique.  Le poste inclut également des fonctions d’accueil des parents et des adolescents qui se présentent au centre.

Principales responsabilités

Tâches administratives (environ 80 % du temps)

• Participer à la révision des processus et des procédures cliniques et s’assurer de leur mise en application ;
• Assumer l’organisation, l’exécution et le suivi de diverses activités techniques et administratives dont notamment :  des rapports, des prises de notes, des ordres du jour, des registres de procès-verbaux, des documents dans le cadre des réunions cliniques ou avec les partenaires;
• Offrir un soutien à la direction des Services cliniques : envoyer des invitations, coordonner des rencontres, faire des inscriptions à l’agenda, etc. ;
• Participer à la reddition de compte par la production de rapports ;
• Assurer l’intégrité des données par des vérifications dans les divers systèmes et bases de données ;
• Tenir à jour le registre de liste d’attente ;
• Participer au processus de documentation et d’analyse de divers dossiers ;
• Effectuer divers suivis auprès du personnel membre de l’équipe clinique ;
• Coordonner des rencontres avec, entre autres, les assistantes de recherche ;
• Apporter un support technique au personnel et aux partenaires présents au centre ;
• Effectuer la révision de textes et des rapports selon les besoins exprimés ; 
• Offrir un soutien administratif varié : préparer et classer les dossiers clients, organiser et tenir un registre du centre de documentation, etc. 

 Tâches diverses (environ 20 % du temps)

• Voir aux besoins en matériel (ou à son entretien) pour l’usage de la direction clinique ;
• Assurer un remplacement occasionnel à la réception ;
• Accueillir, renseigner et diriger les parents et adolescents qui se présentent au centre ;  
• Communiquer avec la clientèle au besoin pour la confirmation, la modification ou l’annulation de diverses rencontres ;