Lieu de travail

Sherbrooke en présentiel

Type de poste

Permanent - Temps plein

Description du poste

La Fête du Lac des Nations inc. est à la recherche d’une ou d’un Coordonnateur ou d’une Coordonnatrice à l’administration du personnel et des bénévoles pour joindre l’équipe permanente. Tu es organisé, tu es fan de relation d’aide, de gestion d’employés, de bénévoles, tu adores l’événementiel et tu souhaites t’épanouir dans un environnement de travail stimulant te permettant de développer tes compétences dans le monde dynamique des festivals?

Ce poste est pour toi, achemine-nous ta candidature, on veut te rencontrer !

Sous la supervision de la direction générale, les responsabilités principales de l’employé seront les suivantes :

Administration des employés à mandat

• Recruter des employés temporaires pour différents postes pendant la durée du festival.

• Organiser des entretiens, vérifier les références et s'assurer que les candidats possèdent les compétences nécessaires.

• Veiller à la gestion administrative des employés temporaires (dossiers de paie, contrats de travail, rapports d'heures, etc.).

• Respecter les règles relatives à la rémunération, aux horaires de travail et aux obligations légales.

• Organiser des sessions d'orientation et de formation pour les employés temporaires afin qu'ils comprennent bien leurs missions, les règles de sécurité, les attentes de l'organisation et la culture du festival.

• Superviser les employés temporaires pendant toute la durée du festival, en veillant à ce qu'ils respectent leurs tâches et les procédures.

• Gérer les conflits, traiter les problèmes de performance et promouvoir un environnement de travail positif.

• Offrir un soutien quotidien, répondre aux questions et résoudre rapidement les problèmes ou préoccupations des employés.

• Servir de point de contact principal pour les employés temporaires, ainsi que pour les autres responsables du festival.

Administration des bénévoles

• Mettre en place des actions pour rendre le processus de recrutement, de formation, et de gestion des bénévoles plus efficace et fluide pour les éditions à venir.

• Recevoir et traiter les candidatures des bénévoles, s’assurer que chaque personne remplisse les critères nécessaires pour occuper un poste (compétences, disponibilités, etc.).

• Expliquer les missions disponibles, les attentes et les rôles spécifiques, tout en assurant une bonne correspondance entre les profils des bénévoles et les besoins de l’événement.

• Créer et maintenir des dossiers complets pour chaque bénévole dans le système VORG (informations personnelles, engagements, compétences, documents nécessaires, etc.).

• Planifier des sessions de formation ou de sensibilisation pour les bénévoles (sécurité, gestion des équipes, connaissance des tâches, etc.).

• Fournir des supports d'information (documents écrits, vidéos, etc.) pour aider les bénévoles à bien comprendre leurs rôles en collaboration avec le département de communications.

• Accueillir et outiller les responsables des bénévoles, afin qu’ils aient tout en main pour bien soutenir les bénévoles lors de l’événement.

• Réagir rapidement en cas de problème, comme des absences non prévues, des conflits ou des problèmes liés à la logistique ou au comportement.

• Planifier et coordonner les événements de reconnaissance et de remerciement pour les bénévoles.

• Développer des partenariats bénéfiques pour l’ensemble des besoins des bénévoles.

Administration générale

• Faire la veille des opportunités de subventions et d’appels de projets reliés aux ressources humaines, puis contribuer à la rédaction des dossiers de candidature.

• Rédiger et réviser les politiques et procédures organisationnelles, financières, opérationnelles et liées aux ressources humaines.

• Soutenir la direction générale dans les divers suivis administratifs reliés à la gouvernance.

• Gérer les dossiers CNESST pour l’équipe permanente, les employés à mandat, les bénévoles, les fournisseurs, etc.

• Administrer le dossier des assurances collectives et assurer la conformité de la Loi 25 dans son ensemble.

• Organiser et coordonner les journées et rencontres d’équipe, les évaluations, les formations, les activités de team building ainsi que les autres événements reliés à l’équipe.

• Développer et concevoir des outils et de la documentation en ressources humaines pour soutenir les processus internes et améliorer la gestion des employés.

Toutes autres tâches connexes au poste et à l’organisation

Qualifications personnelles

• Diplôme universitaire, collégial ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente en administration, ressources humaines, gestion d’employés, en travail social ou dans un domaine relié ;

• Un minimum de 3 années d’expérience pertinente dans un poste similaire ;

• Forte expérience en gestion de bénévoles ;

• Maîtrise des logiciels de la Suite MS Office et logiciels administratifs ;

• Connaissance de base des contrats, des accords d’employés et des responsabilités légales des parties ;

• Expérience en gouvernance ou dans un OBNL un atout ;

• Connaissances du domaine des subventions un atout ;

• Compétences en planification et en organisation d’événement un atout.

Profil de compétences

• Aptitude à travailler de manière autonome avec une prise d’initiative proactive ;

• Polyvalence ;

• Analyse et résolution de problèmes ;

• Discrétion et respect de la confidentialité ;

• Fortes compétences en gestion de bénévoles ;

• Sens du service client, patience, écoute active et capacité à répondre aux besoins ;

• Capacité à mener plusieurs dossiers en parallèle, à gérer les priorités et à respecter les échéanciers ;

• Tolérance au stress et forte capacité d’adaptation dans un milieu événementiel ;

• Capacité d’entretenir d’excellentes relations interpersonnelles, de travailler en équipe et en collaboration ;

• Motivation à explorer et à promouvoir des pratiques innovantes en termes de gestion des ressources humaines ;

• Volonté d’assister et de soutenir ses collègues ;

• Volonté de promouvoir un esprit d’entraide parmi ses collègues ;

• Aptitudes marquées en rédaction et en communication ;

• Sensibilité aux enjeux liés à l’équité, à la diversité et à l’inclusion ;

• Capacité à planifier, coordonner et superviser des projets de manière efficace ;

• Aptitude à maintenir une organisation systématique et une attention méticuleuse aux détails dans les tâches administratives ;

• Sens des responsabilités et imputabilité ;

• Capacité d’adaptation et de résolution des problèmes (agilité) ;

• Capacité d’analyse et esprit de synthèse ;

• Aptitude à s’ajuster rapidement aux changements et à maintenir une attitude proactive dans un environnement en évolution.

Langue et communication

Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais (bilingue).

Autres

Permis de conduire valide et disponible pour des déplacements occasionnels.

Entrée en fonction

Dès que possible.

Conditions de travail 

• Salaire annuel à discuter selon l'expérience ;

• Type d'emploi : Temps plein, permanent ;

• Horaire de jour, du lundi au vendredi. Travail occasionnel le soir et la fin de semaine, lors d’événements ;

• Régime d’assurances collectives après 3 mois en poste ;

• Trois semaines de vacances par année après un an en poste ;

• Nouveaux bureaux au cœur de la ville de Sherbrooke ;

• Travail au bureau principalement, télétravail occasionnel ;

• Stationnement à proximité du bureau ;

• Invitations exclusives à plusieurs événements de réseautage.

Pour postuler

Merci d’acheminer votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à Cindy Trottier, à cindy.trottier@fetedulacdesnations.com. Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.

Description de l'organisation

Depuis 1981, la Fête du Lac des Nations Promutuel Assurance est ancrée dans le cœur des traditions sherbrookoises. Au rendez-vous : une programmation musicale diversifiée sur plusieurs scènes, une multitude d’activités familiales, une sélection de concessions alimentaires locales, une série de spectacles pyromusicaux et nouvellement, un spectacle de drones. L’organisation se donne pour mission de créer annuellement un événement rassembleur d’envergure au cœur de la ville de Sherbrooke, afin de laisser sa marque dans l’industrie touristique et événementielle du Québec.