Lieu de travail

500 Cartier Ouest, Laval

Type de poste

Temps plein

Description du poste

Le CQIB est un incubateur d’entreprises fondé en 1996 par l’Institut national de la recherche scientifique (INRS) et la Ville de Laval. Il a pour mission de soutenir le démarrage et la croissance d’entreprises en sciences de la vie au Québec.  Actuellement une douzaine d’entreprises occupent des espaces de laboratoires et de bureaux. 

Nous recherchons une personne, organisée, débrouillarde et polyvalente pouvant assurer le rôle clé de coordination des opérations administratives du centre et contribuer au succès des entreprises développant de nouvelles thérapies médicales. 

Responsabilités 

Volet Planification et Administration  

• Responsable de la formulation des politiques et procédures, nouvelles et révisées, et veiller à ce que les processus d’affaires et les systèmes d’information organisationnels soient efficacement intégrés.  

• Responsable de la gestion des dossiers de ressources humaines (affichage de postes, nouveaux employés, assurance collective, processus d’évaluation du rendement, suivi des congés, compte de dépenses, etc.) et supervise le personnel sous sa responsabilité (adjointe et stagiaire); 

• Développe le plan d’action annuel relevant de ses responsabilités;  

• Assiste le directeur général dans la préparation des réunions du conseil d’administration, la rédaction des procès-verbaux et la gestion des affaires corporatives; 

• Met en place et assure le suivi du Tableau de bord de projets et activités des membres de l’équipe 

• Travailler en étroite collaboration avec le directeur et les autres professionnels à la détermination d’objectifs, identification des priorités et participer à la planification des activités prévues aux ententes de subventions ou pour la préparation de nouvelles demandes d’aide financière. 

• Participe à l’élaboration du budget annuel de l’organisation. 

Volet comptabilité et immobilier 

• Avec le soutien de la firme externe, assure les opérations financières et la tenue de livre (paiement des fournisseurs, facturation, paie des employés, suivi budgétaire, etc.) 

• Responsable des achats de produits et services pour l’organisation et à l’occasion pour ses clients; 

• Responsable du bon fonctionnement des infrastructures réseautiques avec les experts externes et des installations du centre en collaboration avec le personnel technique 

• Est responsable du traitement de la paie, de l’application des règles contractuelles et des différentes indemnités versées aux employés 

• Analyse et valide les revenus ainsi que les coûts imputés aux différents budgets et assure un traitement comptable adéquat des dépenses (fonds généraux et programmes). 

• Produit, de façon ponctuelle, toute autre information financière requise pour le conseil d’administration, la direction générale, les bailleurs de fonds et les chargés de programmes (états financiers internes, rapports financiers, statistiques, etc.) 

• Prépare les réclamations d’aides financières et assurer le suivi avec les bailleurs de fonds; 

• Conseiller les professionnels en ce qui a trait aux affectations, aux dépenses et aux engagements afférents aux programmes afin de réaliser les prévisions en matière de dépenses de projet. 

• Avec le soutien de l’agent de bureau, et de la coordonnatrice de laboratoires: 

• Prépare des devis de location et fait le suivi des directives de gestion immobilière et le suivi des baux commerciaux 

• Assister dans tous les aspects de la gestion administrative, logistique, étalonnage des équipements, inventaire et stockage, réparation des équipements, etc;  

• Effectuer le suivi de l’agenda de la maintenance des équipements de bureaux et des contrats de services des équipements scientifiques et placer les demandes de maintenance locative; 

Exigences

Qualifications 

• Formation collégiale/universitaire en administration, comptabilité ou gestion de projets; 

• Expérience souhaitable de gestion dans un OBNL et gestion de programmes de financements gouvernementaux 

• 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires 

• Connaissance approfondie d’Office 365, Quickbook (ou équivalent) et d’outils de gestion de Bilinguisme essentiel et bonne capacité de rédaction en français. 

Aptitudes recherchées 

• Faire preuve d’autonomie et d’un jugement indépendant, prendre des décisions fondées sur les politiques établies, mais aussi sur l’interprétation des priorités organisationnelles courantes en matière de programmation ou d’exploitation.  

• Forte capacité d’organisation, rigueur, autonomie et sens de l’initiative; 

• Expérience à jongler avec plusieurs projets à la fois, à établir les priorités et à travailler dans le respect des échéances; 

• Anticipation des besoins pour l’organisation et ses clients; 

• Esprit d’équipe et de collaboration bien développé; 

• Intérêt pour l’entrepreneuriat et la technologie. 

Conditions d'emploi

• Temps plein : 37,5 hrs/semaine 

• 3 semaines de vacances dès la première année + banque de congés mobiles 

• REER et assurances collectives 

• Boni de performance d’équipe 

• Stationnement 

Type d'emploi : Temps plein permanent 

Lieu de travail : 500 Cartier Ouest, Laval 

Pour postuler

Faire parvenir votre cv à direction@cqib.org 

Information sur l'organisation

Le CQIB est un incubateur d’entreprises fondé en 1996 par l’Institut national de la recherche scientifique (INRS) et la Ville de Laval. Il a pour mission de soutenir le démarrage et la croissance d’entreprises en sciences de la vie au Québec.  Actuellement une douzaine d’entreprises occupent des espaces de laboratoires et de bureaux.