Lieu de travail

Montréal - Hybride

Type de poste

 Permanent - 4 jours/semaine

Description du poste

L'Association des Architectes en pratique privée du Québec, située au centre-ville de Montréal, cherche à combler un poste de soutien à administratif. Le poste offre la possibilité de faire du télétravail 3 jours par semaine.

Vous aurez pour principales responsabilités de soutenir la direction générale dans la gestion administrative de l’Association : facturation des cotisations des membres, des ventes de placements publicitaires ou de visibilité, des activités de formation, paiement des fournisseurs, tenue de livres, réponses aux courriels généraux, gestion de la base de données sur les membres, les partenaires et les collaborateurs, soutien aux autres membres de l’équipe.

L’Association cherche une personne qui aime travailler en équipe et est à l’écoute des commentaires et suggestions ; qui aime accomplir une diversité de tâches et qui est polyvalente ; qui souhaite apprendre et développer de nouvelles compétences ; qui partage les valeurs de l’organisation, s’y engagera et fera preuve d’autonomie. 

Cette personne aura comme tâches prioritaires :

Principales responsabilités

• Préparer et transmettre les factures de cotisation aux membres ; facturer les contrats de publicités et de visibilité ; procéder aux paiements des fournisseurs et tenir les livres comptables avec le logiciel SAGE.

• Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels généraux et accueillir les visiteurs.

• Traiter les demandes d’information des membres, des partenaires ou du public.

• Soutenir la direction générale pour la préparation et l’envoi de diverses correspondances par la poste ou par courriel.

• Gérer et tenir à jour la base de données sur les membres, les partenaires et les collaborateurs ; participer à son développement.

• Collaborer avec le comptable externe pour le suivi des revenus et des dépenses ; préparer des rapports de suivis des revenus et des dépenses.

• Préparer les états des résultats trimestriels et les certificats de conformité, participer à la préparation des prévisions budgétaires par la direction générale.

• Assurer les achats des fournitures de bureau, coordonner l’entretien des lieux de travail, assurer les suivis avec les prestataires de services.

• Assurer le classement des différents dossiers administratifs et des boîtes de documents d’archives ; participer au développement du système de classement numérique.

• Contribuer à la mise en œuvre des activités de formation et événements de l’AAPPQ ; ces activités sont coordonnées par un autre membre de l’équipe permanente.

• Contribuer de manière générale au développement de l’Association avec les autres membres de l’équipe.

• Toutes autres tâches connexes aux précédentes.

Exigences

• Formation universitaire dans n’importe quel domaine (Baccalauréat).

• Aptitude pour apprendre à effectuer les tâches décrites et pour développer les compétences requises ; intérêt marqué pour le poste.

• Tact, discrétion, rigueur et minutie.

• Excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite).

• Bilinguisme un atout.

• Très bonne connaissances et compétences avec les logiciels de la Suite Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, etc.) ; bonne connaissance des plateformes de visioconférence.

• Aptitudes pour apprendre rapidement à utiliser Sage (logiciel de comptabilité et finance).

• Réactivité, débrouillardise et sens de l’initiative.

• Excellentes compétences relationnelles.

• Polyvalence et disposition à effectuer des tâches connexes.

• La connaissance du milieu associatif et à but non lucratif et la connaissance du milieu de l’architecture sont des atouts.

• Intérêt marqué pour la mission de l’AAPPQ et pour le travail dans une association.

Dans le présent document, le genre féminin est utilisé comme générique et dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

Conditions de travail 

• Poste permanent - 4 jours/semaine.

• Salaire à déterminer selon l’expérience et la formation.

• Lieu de travail : Montréal (Vieux-Montréal) et possibilité de trois jours en télétravail, lorsque les activités le permettent, après une période de probation de 6 mois.

• Entrevues : août-septembre 2024.

• Entrée en poste : septembre 2024.

Pour postuler

Veuillez nous faire parvenir votre CV accompagné d’une copie de votre diplôme de formation universitaire et d’une lettre de motivation spécifique au poste de l’AAPPQ à l’adresse suivante : aappq@aappq.qc.ca.

Veuillez spécifier ‟poste de soutien administratif″ dans l’objet du message

Présentation de l'AAPPQ 

L’Association des architectes en pratique privée du Québec (AAPPQ) représente quelque 400 firmes d’architecture de toute taille. Elle est constituée en un syndicat professionnel.

Ses objectifs

• Organiser en association et représenter les architectes en pratique privée du Québec.

• Étudier, défendre et développer les intérêts économiques, sociaux et culturels de ses membres.

• Promouvoir et développer l’utilisation des services de l’architecte en pratique privée au Québec ou ailleurs.

• Promouvoir et développer le rôle de l’architecte en pratique privée dans la société québécoise.

• Agir en tant qu’unité de négociation de manière à faire progresser les intérêts économiques, sociaux et culturels des architectes.

• Diffuser des renseignements et informations touchant ces questions.

• Établir et améliorer les conditions d’engagement des architectes.

• Établir des relations avec l’industrie de la construction.

• Fournir aux architectes en pratique privée des services leur permettant de pratiquer efficacement tant sur le plan professionnel que sur le plan administratif.

• Représenter les architectes dans toute discussion ou négociation concernant leurs honoraires ou conditions de travail.