Depuis le début mars, le Québec en entier est touché par une crise sans précédent. Cet épisode historique a des effets sur tous les aspects de notre quotidien. Les OBNL étant au centre de nos vies sont touchés plus que toutes les autres organisations. Plusieurs étaient déjà dans une situation financière précaire avant la crise. Sans compter que bien peu d’entre eux avaient un fonds de réserve. Nous arrivons à l’automne et même si la crise est moins intense, les impacts sont encore majeurs et la vie n’a pas encore repris son cours normal.

Tous les secteurs des OBNL sont touchés, et ce, sans discrimination. 

Voici quelques réflexions qui aideront les gestionnaires d’OBNL à passer à travers les prochains mois avec le moins de répercussions possible. 

1. Ajuster les relations entre le conseil d’administration et la direction générale

Depuis le début de cette crise, nous avons été témoins de deux comportements types sur lesquels il est important de s’attarder (il est nécessaire de spécifier que la majorité des OBNL ne sont pas représentés dans un des deux cas types, mais nous en avons croisé assez pour que ça veille la peine d’en parler).

L’abandon

Ici, je parle de conseils d’administration qui ont laissé la gouverne complète du bateau à la direction générale. J’ai été grandement surpris du nombre d’OBNL avec qui j’ai parlé qui n’ont pas eu de CA avant le mois de juin. Sans compter ceux qui m’ont répondu que la crise entraînait des effets sur les opérations, et que celles-ci étaient une responsabilité de la direction générale. J’ai aussi été témoin de plusieurs organisations avec un CA en panique sans une vision claire des prochaines étapes à mettre en place pour atténuer les effets de la situation sanitaire actuelle. Nous nous retrouvons donc avec un grand nombre d’OBNL dont les équipes ne sont pas soutenues par leur conseil.

En résumé, ces organisations, souvent sans le savoir, ont créé une situation où la pression est énorme sur le personnel. Je ne serai pas surpris de constater à moyen terme des départs ou des cas d’épuisements professionnels parmi les employés.

La microgestion

L’autre cas de figure que j’ai croisé régulièrement depuis le début de la crise : des CA dans un mode « alarmé » et qui ne font pas confiance à leur direction générale. Ces conseils vont souvent convoquer trop de rencontres. Ce qui aura comme conséquence que la ou le DG n’a plus le temps de faire son travail, car il ou elle doit « gérer » les multiples demandes de son CA. 

Quels que soient les impacts que la crise aura eus sur votre organisation, plus que jamais, le duo DG-CA devrait afficher sa complémentarité. Les deux paliers décisionnels des OBNL peuvent devenir très puissants quand chacun respecte son rôle et ses responsabilités. Nous vous encourageons à prendre du temps pour analyser vos interactions des derniers mois et à revisiter vos stratégies. Dans l’état actuel des choses, les stratégies du trois à cinq ans que vous aviez en place ne tiennent plus. Dans l’ensemble des organisations, il faudra mettre en œuvre de nouveaux plans stratégiques pour au moins la prochaine année (voir texte : Planifier les prochains mois en OBNL, un exercice impossible ?)

2. Être plus proche de vos bailleurs de fonds

La crise a et va causer un ralentissement économique majeur. Sans compter que les restrictions sur les rassemblements ont des effets sur les activités et les événements et plusieurs activités financières. Chose certaine, il y a et aura des séquelles financières pour la majorité des OBNL et celles-ci se poursuivront dans les prochains mois. Il est donc plus important que jamais de stabiliser les sources de financement institutionnel ou corporatif que vous avez.

Trop souvent nous n’avons des contacts avec nos bailleurs de fonds qu’au moment de les solliciter ou de renouveler leurs contributions. Il faut donc prendre du temps pour communiquer avec eux, leur parler de vos intentions, de comment vous vous en sortez et des solutions qui seront mises en place pour la suite des choses. Ils doivent être rassurés.  Surtout qu’en ayant des discussions plus régulières, il possible que de nouvelles opportunités voient le jour.

3. Améliorer vos compétences et outils comptables

Un gros pourcentage d’organisations auront des pertes. Une fois de plus, les liquidités sont devenues centrales. Plus que jamais l’aspect financier des OBNL sera important dans les prochaines semaines et mois. Il sera vital de développer des outils afin de gérer efficacement vos finances. Même si vous n’êtes pas comptable, il sera nécessaire de maîtriser les concepts financiers.  Et de faire une gestion très serrée des revenus et des dépenses. Une crise de « cash flow » n’est jamais drôle, mais si c’est bien encadré on peut passer au travers. Je vous recommande de mettre en place un rapport de liquidité hebdomadaire et de travailler sur vos recevables.

Si vous n’avez jamais été à l’aise avec les chiffres, ça sera le temps de suivre des formations, de vous faire expliquer les tenants et aboutissements. Vous devrez aussi travailler de manière créative pour créer de nouvelles opportunités de revenus. Une occasion parfaite pour découvrir le sociofinancement et les obligations communautaires !

4. Améliorer l’attraction du personnel

Même si on ne parle plus de crise de la main d’œuvre. Les gestionnaires qui voudront passer au travers devront bien s’entourer. Plus que jamais, les conditions de travail feront la différence pour attirer des employés compétents. Garder en tête que le salaire n’est qu’une des composantes d’une offre d’emploi. De plus en plus de personnes accordent de l’importance à la conciliation travail-famille, au travail à distance et à la flexibilité d’horaire. Sachez proposer une offre intéressante aux bonnes personnes pour avoir les meilleurs employés.

Nous l’avons déjà écrit (voir le texte : Réflexion sur le bénévolat post Covid-19), le milieu du bénévolat sera lui aussi plus difficile. Les organismes qui ont besoin de bénévoles ne pourront plus compter sur leurs sources habituelles, il faudra donc que l’organisme rayonne davantage. Tout comme avec les employés, les conditions de travail et l’image de marque seront des éléments importants pour attirer les bénévoles.

Ce virus aura fait bien des victimes. Tant au niveau physique qu’économique. En revanche, les OBNL du Québec sont le fruit de mobilisations et d’une volonté de changer la province. Les gestionnaires qui sont à la tête de ces OBNL devront continuer à s’adapter. Plus que jamais, les prochains mois seront remplis de défis et d’obstacles à surmonter.

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