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C’est avec plaisir que je vous transmets quelques idées qui pourraient rendre votre gestion de la maintenance beaucoup plus aisée. Gérer les bâtiments et les équipements d'un organisme à but non lucratif, c'est souvent jongler avec peu de ressources, beaucoup de responsabilités et une vraie passion pour votre mission. Ces quelques astuces sont là pour vous aider à y voir plus clair et à simplifier votre quotidien grâce à un logiciel conçu à cette fin.

Astuce 1 : commencez par bien connaître ce que vous gérez

Avant tout, je recommande vivement de prendre le temps de recenser et d'organiser vos espaces et vos équipements afin de les intégrer par la suite dans une plateforme GMAO compétente. Chaque local communautaire, entrepôt ou bureau peut avoir sa propre fiche avec ses caractéristiques, ses documents importants et les contacts des personnes responsables. C'est une base simple, mais elle fait toute la différence quand une urgence survient, ce qui arrive plus souvent qu’on l’aimerait.

Si votre organisme est présent à plusieurs endroits, les fonctionnalités de cartographie vous permettent de visualiser vos actifs directement sur un plan ou une carte géographique interactive. Vous êtes alors en mesure d'agir directement sur la carte pour vos demandes et interventions. Fini les allers-retours pour retrouver où se trouve tel équipement, quel technicien est le plus proche et ainsi organiser des itinéraires d’intervention optimaux !

Astuce 2 : laissez le logiciel vous rappeler les entretiens à faire

Pour citer quelques exemples, les inspections du chauffage avant l'hiver, la vérification des extincteurs, l’entretien de la toiture, la ventilation, etc. Ces tâches récurrentes sont essentielles, mais faciles à oublier quand on a beaucoup trop de choses à gérer en même temps. La GMAO peut générer automatiquement tous les bons d'intervention selon la fréquence que vous aurez prédéfinie sans que vous ayez à y penser. 

Un élément aussi très intéressant est dans l’optique qu’un même équipement tombe souvent en panne, le système vous le signalera et vous suggérera de mettre en place un entretien préventif. Une façon concrète d'éviter les mauvaises surprises et de préserver la pérennité de vos équipements et infrastructures. Bien entendu, ce ne sont pas toutes les interventions qui peuvent être planifiées à l’avance avec une fréquence définie, alors vous pouvez tout autant gérer vos entretiens curatifs qui surviennent de façon impromptue. On dit qu’une bonne maintenance aura 80 % des interventions en préventif et le 20 % en curatif. 

Astuce 3 : gardez vos obligations légales à portée de main

Pour un organisme qui reçoit des gens continuellement dans son ou ses établissements publics, les vérifications réglementaires sont non négociables, donc ascenseurs, systèmes incendie, détecteurs de CO, inspections diverses et plus. Le logiciel viendra vous aider à ne rien oublier en centralisant tous vos rapports et vos certificats directement sur la fiche de chacun des équipements.

Vous recevrez ensuite des alertes automatiques avant que les échéances n'arrivent à expiration. Vous restez en toute quiétude, en règle, et vous pouvez prouver votre conformité en quelques clics si une inspection se présente grâce à la traçabilité de toutes les actions dans le système.

Astuce 4 : gardez le contrôle de vos dépenses, même avec un budget limité

Étant donné que chaque investissement et dépense comptent encore davantage pour un OBNL, vous aurez la possibilité d’obtenir une vue claire et détaillée de vos coûts de maintenance, matériaux, sous-traitants, etc. Vous aurez les alertes si vous approchez de l’atteinte de votre enveloppe budgétaire. Vous pouvez même simuler vos charges préventives à l'année pour mieux planifier l’ensemble de vos actions.

Tous vos contrats de prestataires sont regroupés au même endroit : entretien, nettoyage, inspection. Vous savez quand ils se renouvellent, mais aussi comment évaluer la qualité du service reçu. Par la suite, les prestataires peuvent même saisir leurs rapports directement dans le système via une application mobile. La gestion de vos tickets se fait également depuis cet espace centralisé. Encore une fois, vous obtenez la tranquillité et l’anxiété d’exploser les budgets s’atténue largement.

Astuce 5 : donnez de l'autonomie à votre équipe terrain, même réduite

Dans beaucoup d'organismes, l'équipe de maintenance est petite, parfois composée de bénévoles ou de techniciens qui font tout. Une application mobile pour techniciens permet de recevoir leurs interventions à faire pour une période donnée, consulter l'historique d'un équipement, prendre des photos, dicter des notes vocales et clôturer leurs bons de travail directement depuis leur téléphone ou leur tablette. Pas besoin de rentrer au bureau pour remplir des formulaires ou attendre qu’un poste de travail se libère. On augmente significativement en efficacité.

Advenant qu’un membre du personnel ou un occupant remarque un problème, une fuite, un bris, un problème de chauffage, une autre application mobile ou un portail web destiné permet de le signaler en quelques secondes depuis son téléphone ou son ordinateur. La demande arrive automatiquement dans le système pour être traitée et assignée par le planificateur. Ces technologies fonctionnent hors ligne et se mettent à jour dès que le réseau réapparaît. 

Voilà donc quelques outils et stratégies qui une fois mis en place changeront complètement votre gestion de la maintenance et permettront ainsi de sauver beaucoup de temps et d’argent. Cela vous évitera aussi des problèmes d’organisations qui s'emplifient sans une centralisation informatique et des outils au goût du jour. Au plaisir d’échanger avec vous si vous avez des interrogations ou que vous aimeriez en apprendre davantage.

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