Quand on devient administrateur.trice pour une première fois, nous ne savons pas toujours dans quel bateau nous nous sommes embarqués. Nous sommes remplis de bonnes intentions. Afin de partir du bon pied, il est essentiel d’avoir en main toutes les informations importantes pour accomplir le rôle que l’on vient de nous confier.

 

Très souvent négligé, le processus d’accueil des nouveaux administrateurs est très important dans le succès des rencontres à venir. Au centre de ce processus, on retrouve la remise du Guide de l’administrateur. 

 

En quoi consiste le guide ?

C’est l’ensemble de la documentation et des informations nécessaires à la prise de décision pour un administrateur.

 

Quel est le format du guide ?

Dans l’ancien temps, ce document prenait souvent la forme d’un lourd cartable très épais où on retrouvait une foule de documents imprimés. Heureusement, cette époque est révolue ! De nos jours, tout le contenu de ce gros cartable peut se retrouver sur une clé USB ou, encore mieux, sur un dossier partagé en ligne (dossier infonuagique).

Conseil: maintenez à jour ce guide. Cette tâche est habituellement attribuée au comité de gouvernance.  

 

Que devrait contenir le guide de l’administrateur ?

On y regroupe plusieurs documents vitaux à la gestion du conseil, en plus des informations nécessaires à la prise de décision :

• Une copie des règlements généraux (incluant les chartes de comités)
• Une copie des différentes politiques de gestion de l’organisation
• Le plan stratégique et le plan d’action de la direction générale
• Le code d’éthique
• La politique de confidentialité
• Les procès-verbaux des 12 derniers mois
• Les états financiers des 24 derniers mois
• Une preuve de l’assurance responsabilité pour administrateurs
• Certains documents plus spécifiques à la mission, comme un texte de loi ou un rapport de secteur

 

Oui, j’en conviens, cela fait beaucoup de pages à lire. Cela dit, ce guide est vital pour orienter toute décision de façon optimale. Il doit devenir une référence afin de ne pas réinventer la roue à chaque changement de garde sur le CA. Cela permet la mise en place de solides fondations, un excellent point de départ pour propulser les travaux de l’année à venir.

--- publié le 4 juin 2021

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À propos de l'auteur

Stéphane Parent, Co-fondateur, président - directeur général d'Espace OBNL