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Enjeux

La gestion d’un organisme à but non lucratif représente un défi de taille. De manière à bien segmenter les solutions que nous vous proposons selon vos besoins, nous avons divisé la gestion d’OBNL en 12 enjeux communs. Quel que soit le type d’OBNL pour lequel vous travaillez, vous retrouverez, parmi ces derniers, des inspirations, des solutions et des outils pour vous faciliter la vie.

Liquidité et OBNL, gestion de trésorerie et gestion financière en période de pandémie

Liquidité et OBNL, gestion de trésorerie et gestion financière en période de pandémie

Cet article a été rédigé avec la collaboration des experts comptables de  APSV comptables professionnels agréés inc.

 

Vous l’avez entendu de la part du premier ministre Legault et des autres intervenants économiques : faites attention à vos liquidités. Mais nous avons constaté certaines questions de gestionnaires dans les derniers jours. Ce texte va tenter de vous donner des outils pour mieux gérer la crise financièrement.

Mais c’est quoi ça des liquidités ?

  • Comment fait-on pour déterminer quelles sont les sommes disponibles ?
  • Comment intégrer les finances à nos scénarios d’opérations ?
  • Quels sont les indicateurs que je dois couper des postes pour passer au travers ?

Nous espérons répondre à vos questions, bien que chaque situation et chaque organisme aient ses particularités. Le conseil principal que nous offrons : prenez vos finances en main et gérez de façon serrée, car la crise aura des impacts de longue durée.

Primordialité de la gestion du flux de trésorerie (entrées et sorties de fonds) en période de pandémie :

Quelques aspects pratiques

  • Assurez-vous d’avoir accès aux comptes bancaires en ligne : prévoir l’accès en ligne aux comptes bancaires (si ce n’est pas déjà le cas) pour, au minimum, la direction, le responsable de la comptabilité et les signataires d’effets bancaires (trésorier et autres), pour ainsi permettre aux décideurs d’avoir une image en temps réels des liquidités (argent) disponibles.
  • Mettre en place les mesures suivantes pour permettre un suivi serré en temps réel des liquidités (entrées et sorties de fonds), le plus rapidement possible :
  • Établir une situation actuelle de la trésorerie (montant d’argent accessible rapidement et sans restriction) de l’organisation : encaisse (compte bancaire), marge disponible, petite caisse, placements réalisables à court terme, PayPal et autres
  • Préparer un budget de trésorerie mensuel (prévisions des entrées et des sorties de fonds pour les semaines à venir) le plus rapidement possible en prenant en compte les éléments suivants :
  • Considérer les annulations d’événements générateurs de produits (événements-bénéfice, conférences, congrès ou autres) et baisse d’autres sources de revenus à prévoir
  • Communiquer avec vos bailleurs de fonds pour s’assurer que les subventions à venir seront reçues dans les délais ou possibilités d’avoir des avances ou allègements.
  • Demander de possibles assouplissements au bailleur de fonds dans l’utilisation de certaines subventions. Exemple : J’ai reçu 10 000 $ pour la tenue d’un événement annulé à cause de la pandémie. Toutefois, j’aurais besoin des sommes pour maintenir les emplois de la permanence. Est-ce un aménagement possible ?
  • Compte à recevoir : (serez-vous en mesure de les encaisser rapidement) faire des relances et appeler à la solidarité de votre réseau. Estimer le plus fidèlement possible les encaissements à venir des prochaines semaines.
  • Revoir la liste de vos comptes à payer pour estimer les paiements à faire au cours des prochaines semaines. Utiliser à tout le moins le délai de 30 jours et voir avec les fournisseurs pour prendre des arrangements de paiements si requis.
  • Communiquer le plus rapidement possible avec votre institution bancaire pour voir les facilités de crédit qu’elle peut rendre disponible (prêt jusqu’à 50 000 $ préconisé par le programme du gouvernement fédéral annoncé la semaine dernière, report des paiements en capital sur certains prêts, report des paiements des soldes de cartes de crédit)
  • Voir si vous devez faire des mises à pied temporaires ou des réductions d’heures (le fédéral a allégé le programme d’aide Travail partagé de l’assurance-emploi pour les employés réduisant leurs heures d’au moins 10 %) avec accès à l’assurance emploi sans délai de carence et une durée maximale de 76 semaines au lieu de 38.
  • Voir si vous avez droit à la subvention salariale au taux maximal de 75 % pour les entreprises admissibles. Cette subvention d’une durée maximale de 3 mois qui prend effet rétroactivement au 15 mars 2020 aidera les entreprises à conserver leurs employés ou à les reprendre. Des renseignements supplémentaires sur les critères d’admissibilité, en commençant par celui de l’incidence de la COVID-19 sur les ventes, seront communiqués avant la fin du mois de mars.  NB : Cette mesure remplace la subvention de 10 % des salaires annoncée précédemment.
  • Voir si d’autres programmes d’aides gouvernementales s’appliquent à votre organisation (municipal, provincial ou fédéral)
  • Par exemple, report des paiements de taxes foncières à Montréal ou autres programmes à venir
  • Par la suite, faire un suivi serré de l’évolution réelle de la liquidité par rapport au budget idéalement quotidien (sinon, minimalement un rapport hebdomadaire au comité exécutif ou au conseil d’administration). Revoir aussi les projections d’entrées et de sorties de fonds hebdomadairement selon les nouvelles informations disponibles.

Il est important de maintenir le suivi de la comptabilité et des rapports financiers malgré l’emphase à court terme sur la trésorerie

  • S’assurer que le responsable de la comptabilité a accès à distance au logiciel comptable et aux documents sources pour maintenir le plus possible la tenue de livres en période d’isolement
  • Prévoir l’accès aux modes de paiement (privilégier les paiements directs en ligne), réduire le recours aux chèques, car cela implique la venue sur place des signataires.
  • Prévoir l’accès aux sources de revenus (si par paiement direct) : passage au bureau pour récupérer les effets à déposer ou activer le renvoi du courrier à l’adresse du responsable de la comptabilité ou du trésorier
  • Établir des réseaux de communication efficaces entre la direction, la comptabilité et le Conseil d’administration (au minimum du trésorier)
  • Prévoir des réunions plus fréquentes du Conseil d’administration ou du Comité exécutif pour analyser les résultats financiers (exercices) (toutes les deux semaines ou minimalement chaque mois)
  • Privilégier les rencontres virtuelles (Team, Zoom ou autres)

Nous espérons que ces quelques conseils vous seront utiles. Prenez note que les mesures abordées ci-haut le sont selon les informations disponible au 30 mars 2020.

Nous avons regroupé l’ensemble des ressources et liens vers les programmes dans une page web : OBNL et coronavirus (COVID-19) ressources et outils pour passer à travers.

Un dossier complet avec tous nos contenus reliés à la crise Covid-19 est disponible.

 

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