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Dans le monde des organismes à but non lucratif (OBNL), la comptabilité est parfois perçue comme une tâche administrative parmi d’autres. Souvent, elle est confiée à un trésorier bénévole, à une personne déjà débordée ou à un(e) technicien(ne) comptable externe qui intervient au besoin. Pourtant, elle constitue l’un des piliers essentiels de la bonne gouvernance, de la transparence et de la pérennité de l’organisation.

Contrairement aux entreprises privées, les OBNL évoluent dans un environnement où les ressources proviennent de subventions, de dons, de campagnes de financement et de contributions volontaires. Cette réalité s’accompagne de contraintes importantes : pression des bailleurs de fonds, délais serrés pour les rapports, crainte des vérifications et manque de ressources internes pour suivre le rythme. Elle exige une rigueur comptable adaptée, parfois même plus structurée que dans le secteur commercial.

C’est dans ce contexte que des cabinets comme Les Bâtisseurs accompagnent les OBNL qui n’ont pas ou peu de fonction finance à l’interne, en mettant en place une comptabilité structurée et des outils technologiques comme QuickBooks en ligne, Dext et Zeffy afin de simplifier le travail au quotidien et de renforcer la crédibilité financière de l’organisme.

1. Une gestion financière rigoureuse pour soutenir la mission

Une OBNL existe pour accomplir une mission sociale, culturelle, éducative ou communautaire. Toutefois, lorsque la direction générale ne dispose pas d’information financière claire, que les rapports arrivent en retard ou que les chiffres sont éparpillés dans plusieurs fichiers Excel, même la plus noble des missions peut se retrouver compromise.

La comptabilité sert alors d’outil stratégique. Elle permet d’assurer une vision fidèle des revenus et des dépenses, de planifier les activités en fonction des ressources disponibles et de protéger la santé financière de l’organisme. Sans cette base, il devient difficile de décider s’il est réaliste d’ouvrir un nouveau service, d’embaucher une ressource ou de déposer un projet majeur.

Un élément central est l’utilisation d’un plan comptable adapté aux particularités d’une OBNL, qui distingue clairement les dons, les subventions affectées, les événements, les ressources bénévoles comptabilisables et les dépenses par projet ou programme. Dans la pratique, cette mise en place se fait très bien dans un logiciel comme QuickBooks en ligne, qui permet de créer des catégories, des projets et des rapports personnalisés accessibles en tout temps à la direction et, au besoin, au conseil d’administration.

2. Un outil de transparence et de crédibilité

Les OBNL doivent rendre des comptes à de multiples parties prenantes : donateurs, membres, partenaires, institutions gouvernementales et communauté. Lorsqu’un organisme peine à expliquer comment les fonds ont été utilisés, ou lorsqu’il doit reconstituer sa comptabilité quelques jours avant une échéance importante, la confiance peut s’effriter rapidement.

Une comptabilité rigoureuse, documentée et à jour démontre que l’organisation gère les fonds de manière responsable. La tenue de documents clairs, des politiques internes solides et des procédures de suivi transparentes (par exemple la conciliation bancaire régulière, l’approbation des dépenses et la justification des fonds reçus et utilisés) deviennent des atouts majeurs lors des demandes de financement, surtout lorsque des états financiers examinés ou audités sont exigés.

Les outils technologiques peuvent ici réduire une grande partie de la charge. Avec Dext, les factures et reçus peuvent être numérisés au fur et à mesure, puis envoyés automatiquement dans QuickBooks en ligne pour être classés et conservés. Cela évite la perte de pièces justificatives et facilite les vérifications. Les rapports produits à partir de QBO sont alors plus fiables, mieux documentés et plus faciles à présenter à un bailleur de fonds ou à un vérificateur.

3. Des obligations légales et administratives incontournables

Même si les OBNL sont exemptées d’impôt dans la plupart des cas, elles demeurent assujetties à plusieurs exigences légales, tant au provincial qu’au fédéral. Il peut s’agir, par exemple, de la production de déclarations d’information, du respect des exigences de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada, de la gestion des taxes (TPS/TVQ) lorsque l’organisme est inscrit, ainsi que, pour certains organismes admissibles, des demandes de remboursements de taxes, de même que de la conservation des documents comptables pour les périodes requises.

Le traitement des salaires, les feuillets d’employés, les remises gouvernementales et les rapports aux autorités ajoutent une couche de complexité qui repose souvent sur des personnes qui n’ont pas été formées pour cela. Une comptabilité non conforme peut entraîner des pénalités, des retards administratifs et, parfois, une perte de crédibilité auprès des partenaires.

L’externalisation partielle ou complète de la fonction comptable auprès d’un cabinet permet de sécuriser ces obligations, à l’aide de processus documentés, de calendriers de suivi et de systèmes centralisés dans des outils cloud comme QuickBooks en ligne. L’organisme peut alors se concentrer sur ses activités, tout en sachant que les échéances fiscales et administratives sont suivies de près.

4. Une gestion par projets essentielle au modèle des OBNL

Une spécificité importante des OBNL touche la gestion par projets. Une même organisation peut gérer plusieurs programmes financés par des sources différentes, chacune avec ses règles, ses dates et ses exigences de reddition de comptes. Sans un système clair, il devient difficile de démontrer que les fonds ont été utilisés conformément aux ententes, de mesurer les résultats et de préparer les rapports finaux.

La comptabilité par projets permet de ventiler les revenus et les dépenses par activité, programme ou bailleur. Dans un outil comme QuickBooks en ligne, il est possible de suivre chaque projet séparément, tout en conservant une vue d’ensemble de l’organisme. La direction peut alors voir rapidement quels projets sont en équilibre, quels programmes génèrent un déficit et quelles activités nécessitent un ajustement.

L’utilisation de solutions comme Zeffy pour la gestion des dons en ligne, des événements et des campagnes de financement renforce encore cette logique de projet. Les informations collectées (montant des dons, provenance, type d’événement) peuvent être rapprochées de la comptabilité, ce qui évite les écarts entre les montants annoncés aux donateurs et ceux inscrits dans les états financiers. Cette cohérence est particulièrement appréciée des bailleurs de fonds et des auditeurs.

5. Favoriser une gouvernance solide et professionnelle

La comptabilité n’est pas seulement l’affaire de la direction générale ou de la personne responsable des finances. Elle est aussi au cœur du rôle du conseil d’administration, qui doit s’assurer que les ressources de l’OBNL sont utilisées conformément à sa mission et aux obligations légales.

Des états financiers clairs, présentés régulièrement, permettent au CA de comprendre la situation réelle de l’organisme, d’identifier les risques financiers et d’appuyer les décisions stratégiques sur des données fiables. À l’inverse, lorsque les membres du conseil reçoivent des rapports incomplets, difficiles à lire ou en retard, il devient plus difficile de jouer ce rôle de façon responsable.

La mise en place de politiques financières encadrant les contrôles internes, l’approbation des dépenses, la gestion des réserves et la structure salariale est facilitée quand la comptabilité est structurée dans un outil comme QBO et soutenue par des processus clairs. Dans la pratique, des rencontres périodiques de revue financière avec votre cabinet permettent de présenter les résultats, discuter des enjeux et ajuster les décisions en cours d’année, plutôt que d’attendre le bilan final.

6. Un levier pour la pérennité et la croissance

Les OBNL sont souvent confrontées à une incertitude financière importante : dépendance à certains bailleurs de fonds, variabilité des dons, cycles de financement imprévisibles. Dans ce contexte, la comptabilité devient un levier pour anticiper, plutôt que subir.

Une comptabilité solide permet de prévoir les besoins futurs, de planifier la constitution d’une réserve financière, d’analyser les tendances annuelles et d’optimiser les dépenses. Les outils cloud donnent une visibilité en temps réel sur la situation financière, ce qui réduit le recours aux tableaux de bord bricolés à la dernière minute.

Grâce à une plateforme comptable en ligne, combinée à des pratiques structurées de tenue de livres et à des solutions complémentaires adaptées, il devient possible de suivre l’évolution des revenus, d’évaluer l’impact d’une nouvelle subvention, de simuler l’ajout d’un poste ou d’un nouveau service. Les OBNL qui s’appuient sur cette information pour planifier leurs décisions sont généralement mieux placées pour stabiliser leurs opérations et envisager une croissance à long terme.

Conclusion

La comptabilité est bien plus qu’une obligation administrative pour les OBNL. Elle constitue une base essentielle pour assurer la transparence, la conformité, la confiance des partenaires et la réalisation durable de la mission. En structurant le plan comptable, en adoptant la gestion par projets, en renforçant les contrôles internes et en respectant les obligations légales, un organisme se dote d’un véritable pilier stratégique.

L’appui d’un cabinet spécialisé, combiné à l’utilisation d’outils modernes, permet aux OBNL qui n’ont pas de fonction finance à l’interne de professionnaliser leur gestion sans alourdir leur structure. Une OBNL qui maîtrise sa comptabilité est une OBNL qui peut se concentrer pleinement sur ce qui compte vraiment : soutenir sa communauté et créer un impact durable.

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