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L’assemblée générale annuelle (AGA) est un moment stratégique pour toute organisation. Elle est essentielle pour la présentation des rapports financiers et d’activités, pour élire ou renouveler le mandat des administrateurs et surtout pour respecter les obligations légales et réglementaires de votre organisme. 

Bien préparée, elle assure transparence, conformité et engagement des administrateurs du conseil d’administration. Transformer l’AGA en succès demande de la planification et de l’organisation. 

Cet aide-mémoire en quelques points vous permettra de réduire le stress lié à la préparation et d’anticiper les imprévus. 

Relire les statuts et règlements

• Prévoyez un moment pour vérifier les délais de convocation, le quorum et les modalités de vote.

• Passez en revue les modifications apportées à l’AGA précédente pour vous assurer de les appliquer de façon conforme et éviter toute contestation.

Fixer la date, le lieu et le format

• Choisissez une date qui favorise la participation.

• Déterminez si l’AGA sera en présentiel, virtuelle ou hybride.

Préparer les documents

• Avis de convocation (selon les modalités inscrites au statuts et règlements).

• Ordre du jour clair : ouverture, adoption des PV, rapports, élections, varia.

• Rapports annuels, états financiers, budget prévisionnel.

• Formulaires de mise en candidature.

Envoyer la convocation

• Mentionnez la date, l’heure, le lieu (ou lien de connexion) et l’ordre du jour.

• Joignez tous les documents nécessaires.

• Assurez-vous que tous les membres en règle reçoivent l’information.

Déroulement de l’AGA

Ouverture et vérification du quorum

Le président ou la personne désignée ouvre la séance et confirme le quorum.

Présentation des rapports

• Rapport financier.
• Bilan des activités et plan d’action pour l’année suivante.

Élections et résolutions

• Élection des administrateurs.
• Adoption des résolutions (modification des statuts, nomination des vérificateurs).

Questions et varia

Prévoyez un temps pour les échanges et suggestions des membres.

Après l’AGA

• Rédigez le procès-verbal sans tarder.
• Diffusez les décisions aux membres.
• Mettez à jour les registres et informez les autorités si nécessaire (ex. changement au REQ).

Conseils pratiques

Animation dynamique : Confiez la modération à une personne neutre.

Outils numériques : Testez la plateforme avant l’AGA si elle est virtuelle.

Vote électronique : Utilisez un système sécurisé et conforme.

Clarté et transparence : Préparez des présentations visuelles.

Conclusion

Une AGA bien organisée renforce la confiance des membres et assure la pérennité de votre organisation. En suivant ces étapes, vous garantissez un processus fluide, transparent et conforme.

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