Je suis un acteur du milieu événementiel depuis plus de 25 ans. Récemment, j’en suis venu à un constat important et je tiens à vous le partager. De plus, j’ai la chance de discuter avec plusieurs acteurs d’OBNL qui sont impliqués dans l’événementiel. Je réalise que certains secteurs vont mieux s‘adapter à la crise que d’autres.

Ce ne sont pas tous les événements qui seront qui seront possibles en version numérique.

Pour ceux qui sont responsables de l’organisation d’événements, il est important de comprendre le tout. Cela vous aidera à ne pas tomber dans certains pièges, tout en vous donnant des arguments pour discuter avec les membres du conseil d’administration.  

Tout d’abord, il est important de comprendre à quoi sert un événement. Autrement dit : quelles sont les motivations des participants ?  La ou les réponses à cette question mettront la table pour comprendre en quoi cet outil est si unique et efficace. Aussi, cela illustrera pourquoi plusieurs formes d’événement ne seront pas efficaces en format numérique ou virtuel.

Sans vous donner toute la matière que je présente à mes étudiants de l’ITHQ, j’aimerais mettre en lumière certains aspects qui seront utiles dans vos réflexions face à la crise sanitaire actuelle :

• Un événement est une expérience humaine et émotionnelle.
• L’utilisation des sens comme le goût et l’ouïe font partie de l’unicité de l’expérience événementielle. 
• Les événements, dans bien des cas, sont une expérience à plusieurs personnes où les contacts humains sont partie intégrante du produit et de l’expérience.
• Un élément sensoriel dans la profondeur et l’ampleur qui rend le moment exceptionnel.
• Participer à un événement, c’est un aussi un geste de cœur un peu irrationnel.

À la lumière de ces éléments, il devient plus facile de comprendre pourquoi les gestionnaires d’événements se retrouvent devant un défi énorme. 

Si on isole certains secteurs, on constate que les défis ne seront pas les mêmes pour tous :

Les festivals

Les festivals sont un lieu de regroupement par excellence. Leurs organisateurs vont, dans les prochains mois, user de toute leur créativité pour nous offrir des prestations artistiques. Or, comment combiner un spectacle de balcon ou une prestation dans un ciné-parc sans avoir de la bière de microbrasserie ou l’odeur des beignes ou des grillades faits sur place ? Un festival, c’est un mélange d’expérience : spectateurs artistiques, épicuriens, échanges sociaux. Est-il réaliste de penser recréer cette expérience à travers un écran ?

Les événements caritatifs

Le participant à un événement caritatif est un personnage qui mélange la volonté de soutenir une cause tout en profitant des plaisirs de la vie. Que ce soit par les parties d’huîtres, les repas de homard ou même les soupers spaghetti, le volet boissons fait partie de la transaction. Sans une expérience humaine et sensorielle, aussi bien faire un don en ligne ou mettre en place un versement mensuel à la cause de votre choix. Selon moi, c’est dans ce secteur que les attentes sont les plus élevées et où les résultats seront sûrement les plus décevants. Plusieurs acteurs du milieu philanthropique disaient déjà avant la crise que les événements prenaient trop de place. Il faudra donc trouver d’autres idées « non-événementiel » pour remplacer les événements classiques de collecte de fonds.  

Les événements d’affaires

C’est le secteur pour lequel la transition numérique peut s’effectuer le plus facilement. Il y aura l’aspect réseautage qui devra être réinventé par contre. Pour le reste, c’est assez similaire d’écouter une présentation technique ou un exposé scientifique en salle ou à la maison. Il y avait déjà des joueurs de cet écosystème qui étaient impliqués dans la réalisation d’événement hybride. Je pense aussi que ce secteur de l’événementiel est celui qui est le moins « sensoriel » et où le contenu se doit d’être crédible avant d’être merveilleux ou inspirant ! 

Voici quelques exemples qui illustrent qu’avant de faire une transition du réel au virtuel en événementiel, il faut bien s’interroger sur les motivations de nos participants. Par la suite, trouver des activités et une façon de faire pour bien recréer « l’expérience » sera nécessaire.  Si le projet s’avère impossible, il vaut mieux trouver une alternative ou retarder les projets quand un traitement et/ou un vaccin seront disponibles.

En résumé, les conseils d’administration et les gestionnaires qui vont demander aux équipes de « simplement faire une transition » risque de grandement se tromper. La transition du réel au virtuel seule ne sera pas suffisante. Il faudra créer des produits qui reprennent les forces des événements et qui comblent les besoins des participants.

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