La création d’un bon tableau de bord de gestion dans un organisme à but non lucratif (OBNL) nécessite une approche méthodique et une collaboration étroite entre la direction de l’organisation et son CA.

 

Tout d’abord, il est important de préciser à quoi ressemble ce tableau. Nous pouvons le comparer à un rapport préparé par la direction et remis au conseil d’administration (CA) avant chaque rencontre. Il devrait rassembler une série d’indicateurs permettant aux administrateurs de faire le suivi et de constater l’évolution de la situation.

 

Voici les étapes clés pour constituer un tel tableau de bord.

 

Détacher les objectifs stratégiques prioritaires

À la suite de votre exercice de planification stratégique, vous aurez sûrement plusieurs objectifs à atteindre. Pour que le tableau de bord soit efficace, il faut identifier les objectifs qui seront prioritaires dans l’année en cours afin de faire un suivi sur les développements. Cet exercice permet d’établir une conversation entre le conseil et la direction pour orienter les priorités des 12 prochains mois. Le tout est à réviser d’année en année, au fur et à mesure que vous avancez dans l’accomplissement du plan stratégique.

 

Identifier les indicateurs clés de performance (KPI)

Une fois les objectifs définis, identifiez les KPI (key performance indicators, indicateurs clés de performance) qui vous permettront de mesurer les progrès réalisés. Choisissez des indicateurs pertinents et significatifs pour chaque objectif. Par exemple, si l’un des objectifs de votre OBNL est d’accroître le nombre de bénéficiaires, vous pourriez utiliser le nombre de personnes desservies comme indicateur clé.

 

Collecter les données

Déterminez les sources de données nécessaires pour calculer les KPI identifiés. Ces sources peuvent inclure des rapports financiers, des rapports d’activité, des données sur les bénéficiaires, etc. Assurez-vous que les données sont collectées de manière régulière et précise.

 

Mettre en place un système de suivi

Établissez un système de suivi des KPI qui permettra de collecter, d’analyser et de présenter les données de manière efficace. Cela peut demander l’utilisation d’outils de gestion de données, de logiciels de tableau de bord ou de feuilles de calcul. Veillez à ce que le système de suivi soit convivial et compréhensible pour tous les membres du CA.

 

Faire participer le conseil d’administration

Le tableau de bord de gestion doit être un outil utilisé par le conseil d’administration afin de prendre des décisions éclairées. Faites participer les membres du CA dès le début du processus en leur fournissant des informations sur les objectifs stratégiques, les KPI et le système de suivi. Organisez des réunions régulières pour discuter des résultats et des actions à entreprendre.

 

Analyser les résultats et prendre des mesures

Une fois que les données sont disponibles, analysez les résultats par rapport aux objectifs fixés. Identifiez les tendances, les écarts et les domaines nécessitant une action corrective. Le CA doit discuter des résultats et prendre des décisions en conséquence pour améliorer la performance de l’OBNL.

 

Réviser et ajuster le tableau de bord

Le tableau de bord de gestion n’est pas figé. Il doit être régulièrement révisé et ajusté en fonction de l’évolution de l’organisation et de son environnement. Les objectifs peuvent changer, de nouveaux KPI peuvent être identifiés et les données nécessaires peuvent évoluer. Assurez-vous de mettre à jour le tableau de bord en conséquence.

 

En suivant ces étapes, vous pourrez constituer un tableau de bord de gestion efficace dans votre OBNL, ce qui aidera le conseil d’administration à prendre des décisions éclairées basées sur des données objectives.

 

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