Régulièrement, j’interviens en gouvernance auprès d’organismes dont les conseils d’administration ont été composés avec une philosophie de représentation des parties prenantes. Ce qui veut dire que les administrateurs ont une fonction de représentation. 

Il y a deux modes de « recrutement » (j’ai rencontré quelques variantes, mais j’expose ici les deux modèles que je vois le plus souvent) :

1. La partie prenante nomme une personne qui doit la représenter et siéger au CA de l’organisme.

2. On forme un collège électoral qui désignera ou élira une personne au CA pour représenter les membres de la partie prenante.

Dans les deux cas, les candidats ne sont pas choisis par l’organisation, ses membres ou même son conseil d’administration. Les administrateurs sont donc présents en tant que représentant quelque soit leur compétences, expériences ou profils. La volonté de base est honorable, mais ce type de structure de gouvernance vient créer plusieurs problèmes, et les principaux, ce sont les conflits de loyauté. 

Un conflit de loyauté dans un conseil d’administration d’OBNL survient lorsqu’une personne au poste d’administrateur se sent tiraillée entre différentes responsabilités ou appartenances. Même sans avantage personnel (donc différent d’un conflit d’intérêts classique), elle peut se sentir partagée entre :

• son devoir envers l’organisation (l’OBNL où elle siège au CA) ;
• ses responsabilités envers un autre groupe (un autre organisme, un employeur, un regroupement).

Exemples fréquents :

• Une administratrice siège au CA d’un OBNL local, mais travaille pour un bailleur de fonds publics. Elle pourrait être déchirée entre défendre les intérêts de son OBNL et préserver ceux de son employeur.
• Un administrateur représente une organisation membre au sein d’un regroupement. Il pourrait avoir tendance à privilégier les intérêts de son organisation au détriment des décisions collectives bénéfiques à l’ensemble du regroupement.

Pourquoi est-ce important ?

Même sans malveillance, ces conflits de loyauté peuvent :

• nuire à la qualité des décisions ;
• entraîner des biais dans les discussions ;
• diminuer la confiance autour de la table du CA.

Un bon conseil d’administration prend le temps :

• d’identifier ces situations ;
• d’en discuter ouvertement ;
• de mettre en place un processus d’accueil où les concepts de conflits de loyauté et de conflits d’intérêts sont expliqués ; 
• et de clarifier que la loyauté première de chaque administrateur ou administratrice doit aller à l’OBNL dont il ou elle est responsable.

On remarque un mouvement dans les bonnes pratiques en gouvernance. Il est maintenant fortement recommandé de choisir des personnes selon leurs compétences et leurs expériences. Les candidats idéaux sont ceux qui ont les composantes de leur profil nécessaires à la réalisation des enjeux stratégiques. Si ces personnes font également partie des membres (pour les OBNL qui sont structurés en association), c’est un plus! 

Vous vous demandez sûrement comment accomplir la volonté de base d’obtenir les avis, les conseils et l’expérience des premiers concernés : les membres. 

La solution est la constitution d’un comité consultatif formé de membres et qui se rapporte directement au CA. C’est à ce comité que vous pourrez poser des questions du genre :

• que devons-nous améliorer ? 
• quels sont les nouveaux besoins que nous ne couvrons pas actuellement ?
• quel est l’avis des membres dans le cas de telle problématique ou de tel mémoire ? 
• quelles perspectives restent mal comprises par l’organisation, dans le cadre d’un nouveau cycle de planification stratégique ? 

Il y a plusieurs avantages à passer d’une gouvernance représentative à la constitution d’un comité consultatif : 

• plus de membres vont s’impliquer et cela viendra créer des avis plus riches avec des perspectives plus complètes ;
• ce comité devient un outil de mobilisation efficace et permet de dénicher des gens qui souhaitent potentiellement s’impliquer au sein du CA ;
• La régularité des rencontres offre des perspectives constantes d’amélioration continue. 

En conclusion, il est important de rappeler que la façon la plus efficace de créer une structure de gouvernance, c’est de recruter des personnes qui ont les meilleurs profils, compétences et expériences pour faire avancer l’organisation. Que la provenance d’une personne ne peut être la seule chose qui détermine sa présence au CA. 

Si vous avez plus de questions, nous parlons de ces aspects dans notre formation OBNL : fonctionnement, rôles et responsabilités

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