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Vous travaillez dans un OBNL et vous jonglez avec mille responsabilités : rester organisé, mobiliser votre communauté et assurer le bon déroulement des opérations. L’adoption d’un logiciel de gestion peut transformer votre quotidien en automatisant plusieurs tâches clés. Mais son implantation ne s’improvise pas.

Dans cet article, nous vous proposons une feuille de route en huit étapes pour vous guider dans l’adoption d’un CRM (customer relationship management), c’est-à-dire un logiciel qui centralise vos contacts, vos membres et vos activités afin de mieux organiser vos opérations et vos communications.

Pourquoi un CRM est essentiel pour les OBNL ?

Une base de données conçue pour les besoins des organismes à but non lucratif vous permet de suivre l’ensemble des données de vos membres, bénévoles, donateurs et partenaires. Il vous offre une vision claire de vos contacts, améliore la communication, et facilite la gestion quotidienne.

Il ne s’agit pas simplement d’un outil technologique, mais d’un levier stratégique pour :

• Renforcer l’engagement de vos parties prenantes
• Automatiser vos tâches administratives répétitives
• Suivre vos activités avec plus de rigueur
• Mieux personnaliser vos communications
• Assurer la conformité réglementaire (Loi 25)

Voyons maintenant les étapes à suivre pour intégrer efficacement un CRM dans votre OBNL.

1. Défnissez les objectifs à atteindre avec ce nouvel outil

Avant même de comparer les solutions disponibles, prenez le temps d’identifier les besoins spécifiques à votre organisation. Que souhaitez-vous améliorer grâce au CRM?

Quelques exemples :

• Simplifier l’adhésion et la collecte des paiements en ligne
• Segmenter vos communications en fonction des profils
• Optimiser la gestion des inscriptions à vos événements
• Suivre les renouvellements de membres
• Automatiser l’envoi de reçus fiscaux
• Garantir la sécurité et la conformité des données
• Mettre de l’avant publiquement de l’information sur vos membres pour donner de la valeur à vos adhésions

Documentez vos besoins sous forme de cahier des charges. Cela servira de base solide pour choisir la bonne solution et impliquer vos collègues dès le début.

2. Partez à la recherche d'une solution adaptée à votre OBNL

Tous les CRM ne sont pas conçus pareils. Privilégiez une solution pensée pour votre réalité, comme la gestion des membres, les dons en ligne ou les billetteries d’événements.

Critères à considérer:

• Tarification adaptée à votre réalité
• Simplicité d’utilisation
• Permet de recevoir des paiements à même la base de données
• Fonctionnalités prioritaires (facturation, communications, automatisations…)
• Support client réactif et documentation disponible
• Flexibilité de la plateforme pour évoluer avec vos besoins

N’hésitez pas à consulter les avis de vos pairs et à privilégier une solution tout-en-un.

3. Testez le CRM avec une démo

Avant de vous engager, demandez une démonstration ou participez à un webinaire. C’est l’occasion de voir concrètement comment le logiciel fonctionne, de poser vos questions, et d’évaluer si l’outil et le service répondent à vos besoins.

Préparez vos questions pour ne rien oublier lors de cette rencontre.

4. Planifiez la migration de vos données

La migration vers un nouveau système demande une planification rigoureuse. Plusieurs approches sont possibles:

• Progressive: migration en plusieurs étapes, en testant chaque lot de données.
• Parallèle: l’ancien et le nouveau système fonctionnent temporairement ensemble.
• Totale: bascule immédiate vers le nouveau système, adaptée aux structures plus petites.

Quel que soit votre choix, évitez les périodes chargées comme les campagnes d’adhésion ou la tenue d’un gros événement. Et pensez à tester vos importations avant de migrer l’ensemble des données.

5. Configurez le système avec vos équipes

Impliquer vos collaborateurs est essentiel. Co-construisez le projet, assignez des rôles clairs et validez ensemble les paramétrages de l’outil.

Créez un plan d’action détaillé avec les étapes à franchir: import des contacts, paramétrage des formulaires, automatisation des courriels, etc.

Si vous pouvez vous le permettre, faites appel à des experts pour vous accompagner.

6. Formez les utilisateurs de la nouvelle solution

La meilleure solution CRM ne vous servira à rien si votre équipe ne l’utilise pas efficacement. Organisez des ateliers de formation adaptés aux différents rôles dans l’organisation.

Favorisez un climat de confiance: encouragez les questions, identifiez les freins et accompagnez les personnes moins à l’aise avec les outils numériques.

Certaines plateformes offrent des sessions de formation et un centre d’assistance complet pour faciliter la prise en main.

7. Lancez progressivement votre base de données

Préparez une phase de lancement en douceur. Vous pouvez commencer par une fonction spécifique (gestion des adhésions, par exemple) avant de déployer tout le CRM. Cela permet à l’équipe de prendre ses repères et d’ajuster les paramètres au fur et à mesure.

8. Évaluez et améliorez

Une fois le CRM en place, prenez le temps de faire un bilan:

• Quelles fonctionnalités ou données sont les plus utilisées?
• Quels gains de temps avez-vous observés?
• Y a-t-il de nouveaux besoins qui ressortent depuis la mise en place?

Adaptez le système au fil du temps, et continuez à former votre équipe aux nouveautés du logiciel.

En résumé : réussir votre projet CRM OBNL

• Clarifiez vos attentes dès le départ
• Choisissez une solution pensée pour les OBNL et adaptée à VOS besoins
• Impliquez vos équipes tout au long du processus
• Structurez votre migration de manière stratégique

N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts

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