Dans le monde des OBNL, on retrouve plusieurs enjeux de gouvernance liés aux membres du conseil d’administration (CA). Dans la mise en place de solutions, le recrutement est la pièce maîtresse où une tonne de pièges peuvent être évités. Voici, étape par étape, comment instaurer un recrutement efficace qui réduira considérablement le nombre de mauvaises surprises qui pourraient survenir. 

 

1. L'évaluation du CA

Il est important que le CA mette en place un processus d’évaluation de sa pratique et de son déroulement. À ce propos, nous avons plusieurs contenus et outils pour vous aider, notamment un questionnaire gratuit sur l’autoévaluation des administrateurs et administratrices et un webinaire préenregistré sur l’autoévaluation du CA.

Ce processus est important pour trois raisons :

1. Vous trouverez, dans celui que nous proposons, des questions liées à l’implication de l’administrateur et/ou de l’administratrice. C’est un moment, par exemple, où la personne se pose des questions sur son assiduité et son aisance face aux décisions à prendre. Il n’est pas rare que des membres du conseil décident de céder leur place après ce moment de réflexion, ce qui augmente le nombre de postes à pourvoir. 
2. Tous les questionnements que le processus apporte créeront des réflexions et des discussions qui auront une incidence sur le nombre d’administrateurs et sur leurs compétences requises. Ces réflexions mèneront très souvent à une nécessité de changements aux règlements généraux. 
3. Le processus permet aussi de faire le point sur la stratégie et de confirmer celle-ci. Ce faisant, plus la vision stratégique sera claire, plus il sera facile d’exiger les bonnes personnes autour de la table pour l’accomplir. 

Il est donc vital d’avoir fait ces changements avant de commencer votre période de recrutement. Cela vous permettra de déterminer le bon nombre de postes, la bonne structure et une bonne idée des profils recherchés. Sans compter que vous aurez une vision plus claire des travaux de gouvernance à effectuer dans les mois à venir voire les prochaines années.

 

2. Inventaire des administratrices et administrateurs actuels

Avant de chercher de nouvelles personnes, il faut faire un inventaire des gens qui restent : évaluez leurs caractéristiques, leurs compétences et leurs expériences. C’est la première étape pour avoir un portrait de ce qui vous manque. Pour vous faciliter la vie, nous proposons une grille d’évaluation de base : Matrice des compétences des membres du CA.

Votre analyse devrait porter sur trois catégories :

1. Les éléments de diversité et de provenance
2. Les compétences 
3. Les expériences

Une fois l’inventaire fait, vous aurez un portrait plus clair de la situation, ce qui vous permettra alors de propulser votre mission ou de répondre à d’autres enjeux de votre organisation. 

 

3. Établir les éléments souhaités

Après les deux premières étapes, vous avez un portrait plus complet de ce que vous avez, et donc des besoins à combler. Ainsi, vous pourrez établir une liste d’éléments à aller chercher.  

Faites toutefois attention à ne pas tomber dans les pièges des profils trop précis.  

Par exemple : nous aimerions une femme comptable avec au moins cinq ans d’expérience sur un CA comparable.

Ce type de poste est très restrictif, vous devriez plutôt favoriser une grille de pointage qui donnera des points supplémentaires si :

• Représentant du sexe féminin 
• Une personne avec un titre comptable ou une personne avec de vastes connaissances en finance 
• Expérience dans des organismes similaires

L’objectif de l’exercice n’est pas de trouver LA personne parfaite, mais de combiner les besoins à travers plusieurs personnes. 

À la suite du processus de recrutement, le CA fera des recommandations à l’AGA pour l’élection des candidats sélectionnés. 

N.B. Selon le type de règlements généraux que vous allez avoir, il peut être difficile de fonctionner avec une grille de pointage pour favoriser certains candidats. Cette difficulté sera encore plus grande si tous les membres du CA sont des représentants élus au suffrage universel.  

Cette mécanique est aussi difficile à accomplir si on manque de candidatures. 

Dans ces deux cas, il est intéressant d’analyser l’ajout d’administratrices ou d’administrateurs externes qu’on appelle aussi souvent les cooptés. Ce sont des gens qui sont recrutés pour leurs compétences et leurs expériences. Ils ne proviennent pas nécessairement du bassin des membres.  

 

4. Publication et période de mise en candidature

Recruter des administrateurs et des administratrices ne devrait pas être limité à une période de quelques semaines avant L’AGA. C’est un processus qui devrait être fait tout au long de l’année. Étant au centre des relations avec les différentes parties prenantes, la direction générale et l’équipe de gestion sont bien placées pour identifier des personnes qui ont le potentiel de devenir membres du CA. Il ne restera qu’au comité de gouvernance de les intégrer dans le processus, au moment opportun.  

Nous constatons que plusieurs organisations sont à la dernière minute pour recruter. Plus vous vous donnerez du temps, plus d’opportunités de candidatures se présenteront. Même si vos règlements généraux prévoient une certaine période de mise en candidature, commencez le processus avant. Vous serez gagnant.

 

5. Grille d'évaluation des candidats (selon le processus de nomination / élection)

Nous ne ferons que mentionner rapidement l’importance d’utiliser les processus de communication afin de faire connaître vos besoins à combler en ce qui concerne les postes au sein du CA, car cela pourrait faire l’objet d’un livre blanc complet. En effet, il est important de rassembler plusieurs candidatures pour assurer la santé de votre organisation. Lorsque vous avez le loisir de choisir, vous êtes devant la situation idéale. Vous devez donc mettre en place tous les trucs et outils de communication disponibles pour recevoir et explorer un maximum de candidatures. 

Pour que le processus d’élection se passe bien, vous aurez développé une grille avec les besoins de l’organisation telle que présentée plus haut. Chaque candidat se positionnera sur cette grille et ainsi les membres auront une vue d’ensemble claire du potentiel de chaque personne même s’ils ne les connaissent pas. Il est idéal d’avoir un processus qui exclut les candidatures surprises le jour de l’AGA. On favorise une AGA sans surprise où les membres auront pu lire à l’avance les profils des candidats et se faire une tête avant le moment du vote.  

 

6. L'assemblée générale annuelle (AGA)

C’est à ce moment que le processus prend fin. Voici quelques éléments à considérer pour avoir une AGA qui sera un succès en termes de processus de recrutement.

Faites terminer votre période de mise en candidature assez tôt avant l’AGA afin de pouvoir communiquer les candidatures aux membres avant le jour de l’AGA.  

Cela permettra également que chaque candidat.e puisse présenter ses motivations aux membres à travers une lettre d’intention, qui sera jointe avec la fiche de candidature et l’inventaire de ses compétences et ses expériences.

Gardez un registre des personnes qui ne seront pas élues, mais qui étaient intéressées. Ce bassin de candidats potentiels vous sera peut-être utile dans les années à venir.

Finalement, après les élections, ne tardez pas à mettre en place un bon processus d’intégration des administrateurs et administratrices.  

Un bon recrutement, ce n’est pas magique. C’est une série de petites actions qui doivent être faites tout au long de l’année. De plus, il ne faut jamais oublier que, pour un processus réussi, cela prend une vie associative en santé. Sinon, il n’y aura jamais assez de gens au fil de départ. 

 

--- publié le 18 août 2021

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À propos de l'auteur

Stéphane Parent, Co-fondateur, président - directeur général d'Espace OBNL