On me pose très souvent cette question lors de mes formations en gouvernance.

Avant la pandémie, cette question ne se posait pas. Bien longtemps après les confinements, une multitude d’organisations ont gardé leurs habitudes des rencontres en virtuel. Toutefois, je pense que certains administrateur.tice.s aimeraient avoir plus de contacts pour renforcer les relations avec leurs collègues.

Il n’y a pas une seule bonne réponse pour tous. Il faut tenir compte de plusieurs facteurs, chacun ayant ses avantages et inconvénients. Voici quelques éléments à considérer pour vous aider à prendre une décision.

Rencontres en présentiel

Avantages 

1. Interactions humaines directes : 

• Les échanges face à face permettent une communication plus naturelle et fluide.
• La présence physique facilite une meilleure compréhension et une interaction plus engageante.

2. Communication non verbale :

• Les membres peuvent interpréter les expressions faciales, le contact visuel et les gestes, améliorant ainsi la compréhension mutuelle.
• Les signaux non verbaux complètent et enrichissent les discussions verbales.

3. Visit Engagement accru :

• L’environnement en présentiel limite les distractions, permettant aux membres d’être plus concentrés et impliqués.
• Les réunions en personne encouragent une participation plus active et dynamique.

4. Opportunités de réseautage et de discussion informelles

• Les moments informels, tels que les pauses et les repas, offrent des occasions précieuses pour établir des relations et échanger des idées.
• Les interactions avant et après les réunions peuvent renforcer les liens entre les membres et mener à des collaborations supplémentaires.

5. Valeur ajoutée des interactions sociales : 

• Les interactions sociales lors des rencontres en personne peuvent améliorer la cohésion de l’équipe et renforcer les relations interpersonnelles.
• Les membres peuvent développer une meilleure camaraderie, ce qui peut se traduire par une collaboration plus efficace.

Inconvénients

1. Coûts :

• Les frais de déplacement, d’hébergement, de location de salle et de restauration peuvent s’accumuler rapidement.
• Les budgets doivent souvent être ajustés pour couvrir ces dépenses.

7. Logistique et coordination des emplois du temps

• Trouver des dates et des lieux convenables pour tous les membres peut être un défi logistique.
• Les déplacements peuvent être longs et fatigants, surtout pour les membres venant de loin.

8. Sacrifice personnel et professionnel

• Les administrateurs doivent jongler entre leurs responsabilités professionnelles et personnelles pour assister aux réunions.
• Les engagements de temps peuvent être contraignants pour certains membres.

Rencontres en ligne

Avantages

1. Coûts réduits

• L’absence de frais de déplacement, d’hébergement et de location de salle permet de réaliser des économies importantes.
• Les ressources financières peuvent être réaffectées à d’autres initiatives.

2. Accessibilité

• Les membres peuvent participer de n’importe où, éliminant les contraintes géographiques.
• Les réunions peuvent inclure des membres ou des experts de différents endroits sans nécessiter de déplacements.

3. Flexibilité et facilité de planification : 

• Les réunions peuvent être organisées rapidement et de manière flexible.
• Il est plus facile de trouver des créneaux horaires convenables pour tous les membres.

4. Moins de perturbations : 

• Les distractions reliées aux conversations en parallèle sont minimisées
• Les réunions peuvent être plus courtes et plus concentrées

Inconvénients

1. Interactions limitées : 

• L’absence de rencontres en personne peut réduire la qualité des interactions et des relations entre les membres.
• Les discussions informelles et les occasions de réseautage sont moins fréquentes.

2. Manque de communication non verbale : 

• La communication non verbale, essentielle à une compréhension complète, est largement absente.
• Les malentendus peuvent survenir plus facilement en raison de l’absence de signaux visuels.

3. Problèmes techniques : 

• Les risques de problèmes de connexion, de son ou de vidéo peuvent perturber les réunions.
• Les membres doivent être à l’aise avec les outils technologiques utilisés.

4. Engagement variable : 

• Les membres peuvent être plus facilement distraits dans un environnement virtuel.
• La participation active peut varier en fonction du niveau de confort et de familiarité avec les réunions en ligne.

Trouver un équilibre

Nous suggérons aux organismes d’instaurer au moins deux à trois rencontres en présentiel par année si ce n’est déjà fait. Les autres rencontres peuvent avoir lieu en ligne.

Il est important de prendre en compte la nature des sujets à discuter et les ressources disponibles pour faire un choix éclairé. Par exemple, les rencontres en personne pourraient être priorisées pour les réunions axées sur la planification stratégique et l’accueil des nouveaux administrateurs.

Gardez en tête l’une des motivations des administrateur.trice.s. Celle qui est reliée aux contacts sociaux et aux échanges entre eux. En leur offrant quelques occasions de se rencontrer dans l’année, vous verrez probablement un regain d’engagement de la part des membres de votre conseil d’administration.

---

CONTENUS SIMILAIRES QUI POURRAIENT VOUS INTÉRESSER 

• Processus d'évaluation d'un CA (PDF gratuit ou version numérique payante)

• Convaincre son conseil d’administration en 10 étapes (téléchargement gratuit)

• L’assemblée générale : rendez-vous stratégique pour la vitalité de votre entreprise collective (Article)

• Formations ESPACE OBNL - La gouvernance et le conseil d'administration  (formations)

---

 

À propos de l'auteur