Année après année, les équipes et les bénévoles s’impliquant dans les OBNL du Québec doivent surmonter des tonnes de défis pour remplir leur mission. Les dernières années ont vu la charge de travail augmenter, les ressources ne suivant pas au même rythme.

Étant au cœur de la communauté des OBNL, nous sommes à même de constater que certains organismes s’en sortent mieux que d’autres. Certains connaissent même une croissance fulgurante, et ce, sans financement public supplémentaire.

Cette observation nous a menés à réfléchir plus largement aux leviers dont disposent les organismes pour faire face aux défis actuels. C’est dans cette perspective qu’a été tenue une rencontre au printemps 2025, qui a permis de dégager sept clés pour soutenir les OBNL dans leur développement et leur capacité d’action.

1. Améliorer l’efficacité de votre organisme 
2. Avoir une offre tournée vers l’excellence 
3. Augmentation et diversification des revenus 
4. Prendre le contrôle de votre développement 
5. Investir dans votre capital humain 
6. Mesurer les impacts de vos actions 
7. Investir dans votre vie associative 

 

Voici la première de ces clés, qui s’attaque à un enjeu incontournable : améliorer l’efficacité de votre organisme.

 

Dans le milieu des OBNL, discuter de l’efficacité et de la productivité est souvent tabou. Pour certains, il s’agit d’un langage appartenant aux compagnies privées qui veulent maximiser leurs profits. Pour d’autres, ce type de discussion a un côté déshumanisant. Selon eux, nous ne devrions jamais faire de choix et toujours offrir plus au détriment de la pérennité de l’organisme. 

 

La réalité est tout autre, car les ressources sont limitées, et les besoins et les coûts en augmentation. Oui, nous pouvons demander plus de financement public. Soyons réalistes, cependant : dans les contextes budgétaires actuels, il y a peu de chance que ces augmentations suivent les courbes de coûts. 

 

Nous n’avons plus le choix : il faut faire mieux avec ce que nous avons. 

 

Voici quelques éléments qui améliorent l’efficacité :

• Avoir des objectifs clairs et mesurables, alignés sur la mission.
• Optimiser les processus internes (gestion administrative, communications, gouvernance) pour réduire les pertes de temps et d’énergie.
• Bien utiliser chaque dollar, en priorisant les dépenses qui contribuent directement aux résultats souhaités pour la communauté ou les bénéficiaires.
• Mobiliser et soutenir l’équipe, les bénévoles et le CA, pour qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes sans s’épuiser.
• Évaluer régulièrement les actions pour ajuster les stratégies en fonction des résultats et des besoins réels.
• Réfléchir aux investissements nécessaires afin de réaliser des gains de productivité. 

 

Lors des premières discussions sur la productivité avec des gestionnaires d’OBNL, les réponses sont souvent les mêmes :

• Ça fonctionne comme ça depuis des années et ça marche, pourquoi contester ? 
• Nous n’avons pas les moyens ou le temps d’améliorer nos services !
• Certains ne veulent pas contester leurs façons de faire, car ça fait mal à leur égo et ils se sentent personnellement attaqués. 

 

Pourtant, une analyse des modes de fonctionnement et des processus d’affaires est une façon rapide de gagner en productivité. 

 

Voici quelques pistes de solution :

• Commencer par consulter les gens chargés de l’exécution des PPSA. Ils vous expliqueront ce qui ne marche pas et ce qui devrait être amélioré. Puisqu’ils accomplissent les tâches au quotidien, ils sont en mesure de dire comment revoir les processus. Étant au centre du déploiement, ils y ont réfléchi et demandent juste à être écoutés. Cela vous permettra de libérer du temps et des ressources.
• Ajouter des outils technologiques peut faire une différence énorme sur la productivité. 

 

Et quelques exemples :

• Logiciels de gestion de projets pour réduire les oublis, maximiser les communications et enregistrer l’information d’un projet à la même place.
• Formulaires de saisies de données automatiques pour éviter de devoir faire de la saisie manuelle, qui est coûteuse en temps et en erreurs.
• Système de gestion de fichiers pour arrêter de chercher et pour avoir un classement commun dans les différents dossiers de l’organisme.

 

Quand il est question de technologie et d’OBNL, il faut cesser de voir les coûts comme des dépenses, mais plus comme des investissements.

Cela doit permettre de :

• Gagner du temps.
• Réduire les erreurs. 
• Permettre plus de revenus. 
• Réduire les risques. 

 

Nous vous recommandons de mettre en place un plan d’investissement qui accompagnera votre planification stratégique. L’objectif est de prévoir les investissements nécessaires à l’accomplissement de votre stratégie, que ce soit dans les outils numériques, l’achat d’équipement ou les améliorations locatives. La dépense pour acquérir ces biens amortissables devrait être intégrée au plan d’investissement ainsi que les revenus prévus.

Plus vous aurez d’investissements stratégiques, plus vous vous donnerez les outils pour gagner en efficacité. 

 

Une clé, OK Stéphane, mais après ?

Je suis certain qu’à la lecture de cet article, certain·e·s d’entre vous vont se dire : mais par où commencer ?

 

Repenser l’efficacité organisationnelle, ce n’est pas tout changer d’un coup. C’est accepter de revoir certaines façons de faire pour libérer du temps, de l’énergie et des ressources. Ce premier pas est souvent le plus important.

Voyez cette clé, et les six autres à venir, comme des outils à intégrer progressivement dans vos plans pour les deux à cinq prochaines années. C’est ainsi que les OBNL d’aujourd’hui pourront devenir des organisations plus efficaces et plus résilientes.

Les six autres clés seront présentées dans les prochains mois. En attendant, voici des ressources supplémentaires pour vous accompagner.
 

Formations

• Conseil d’administration d’OBNL, comment avoir des rencontres efficaces et une gouvernance optimale
• La gestion de projet en OBNL : de la planification à l’action
• Les outils essentiels pour planifier et gérer vos événements avec brio

Articles 

• Comment intégrer l’intelligence artificielle dans le quotidien d’un·e gestionnaire d’OBNL
• 5 choses que vous pouvez implémenter dès aujourd’hui en utilisant le bon LMS
• Comment constituer un bon tableau de bord de gestion dans un OBNL avec son conseil d’administration?

Outils 

• Le guide pour accroître l'efficacité financière des OBNL grâce à l'automatisation
• Le guide sur la gestion du temps
• Aide-mémoire pour une gestion documentaire plus efficace

 

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• Formations ESPACE OBNL - La gouvernance et le conseil d'administration  (formations)

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